Vraag en antwoord SYVAS

FAQ's over het systeem voor het aanbieden van stukken

SYVAS staat voor: systeem voor het aanbieden van stukken. Dit nieuwe systeem vervangt Web-ELAN. Hebt u een vraag over SYVAS? We hebben de meestgestelde vragen en antwoorden op deze pagina voor u verzameld.

Softwarepakket SYVAS (via softwareleverancier)

Zoekt u schema's, downloads of documentatie? Informatie voor developers vindt u op de pagina SYVAS op developer.kadaster.nl.

Er zijn 2 redenen waarom het Kadaster een tekst-pdf vereist:

  • De software die ter inschrijving aangeboden stukken scant op afscherming van bepaalde personen in de openbare registers en de Basisregistratie Kadaster, gebruikt tekstherkenning. Om de afscherming van personen te kunnen garanderen is het noodzakelijk dat de stukken machine-leesbaar zijn. Daarom moeten ze zijn opgeslagen als tekst-pdf (OCR).
  • Het verwerken van niet-KIK-akten gebeurt door onder andere de gegevens van objecten en subjecten (koper, verkoper, hypotheeknemer) handmatig uit de akte over te nemen. Om dat snel en foutloos te doen, wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de knip- en plakfunctionaliteit. Dit kan alleen als een akte als tekst-pdf (OCR) ter inschrijving is aangeboden en ingeschreven.  

De naam die in SYVAS wordt ingevuld in het veld ondertekenaar van het stuk en ondertekenaar equivalentieverklaring moet overeenkomen met de inhoud van het stuk.  Ook het veld tijdstip ondertekening moet overeenkomen met het vermelde tijdstip in het stuk.

Wijkt in 1 van beide velden de naam of tijdstip ondertekening af van de naam of tijdstip in het stuk? Dan kan de bevoegdheid van degene die het stuk heeft ondertekend en de equivalentieverklaring heeft gesteld of het tijdstip niet geautomatiseerd worden gecontroleerd. In geval van KIK wordt er geen KIK-korting verleend, omdat het stuk niet geautomatiseerd kan worden gecontroleerd en verwerkt.

Het tijdstip in het stuk is leidend bij de controles die we uitvoeren op de bevoegdheid van degene die het stuk passeerde en daartoe ondertekende. 
Als inschrijvingstijdstip voor een stuk en de inwerkingtreding in de BRK geldt het tijdstip van ontvangst van het verzoek bij het Kadaster. Is dat op of na 15.00 uur dan is het inschrijvingstijdstip 9.00 uur de volgende werkdag. 

Aanbiedportaal SYVAS via Mijn Kadaster

In de gebruikershandleiding SYVAS staat beschreven hoe u gebruik maakt van het aanbiedportaal SYVAS in Mijn Kadaster: 'SYVAS inschrijving & voorwaarden'.

Lees de gebruikershandleiding SYVAS.

Bij het berekenen van de 24-uurstermijn hanteren we de Algemene Termijnenwet. In de berekening van de verstreken tijd houden we rekening met de weekenden en de algemene feestdagen.
De mededelingen, zoals het Bericht van Inschrijving en het Bericht van Ontvangst, blijven na 24 uur nog te raadplegen.

Voor het Bericht van Inschrijving geldt dat het door u ter inschrijving aangeboden stuk dat bij de mededeling hoort, na het verstrijken van de 24-uurstermijn, geen onderdeel meer uitmaakt van het Bericht van Inschrijving.

In Mijn Kadaster kan de 1e beheerder de rol Voorbereider en de rol Aanbieder toewijzen. Degene die de stukken klaar gaat zetten voor degene die gaat ondertekenen en aanbieden, moet de rol Voorbereider hebben. Degene die ondertekent en aanbiedt, moet de rol Aanbieder hebben en is de equivalent-verklaarder uit het stuk. Heeft iemand de rol Aanbieder dan kan hij/zij ook alle werkzaamheden doen die de Voorbereider kan doen.

De termijn voor het versturen van een notificatie emailbericht is afhankelijk van het type mededeling.

BVA

Bericht Van Afkeuring

1 uur

BVOI

Bewijs Van Ontvangst VTIS,  VTIV

1 dag (24 uur)

BVI

Bewijs Van Inschrijving

1 dag (24 uur) 

ANI

Attendering op Niet-Inschrijving

1 uur

BVW

Bericht van weigering

1 dag (24 uur)

AGB

Administratieve Grenzen Bericht

1 dag (24 uur)

VTV

Verzoek Tot Verbetering

4 uur

BINV

Bericht intrekking VTV

1 dag (24 uur)

BVIN

Bericht Van Intrekking

1 dag (24 uur)

AVTIN

Afwijzing Verzoek Tot Intrekking

1 dag (24 uur)

BVO VTID

Bewijs Van Ontvangst VTID

1 dag (24 uur)

BVD

Bewijs Van Indepotname

1 dag (24 uur)

BVNI

Bewijs Van Niet Indepotname

1 dag (24 uur)

De naam die in SYVAS wordt ingevuld in het veld ondertekenaar van het stuk en ondertekenaar equivalentieverklaring moet overeenkomen met de inhoud van het stuk.  Ook het veld tijdstip ondertekening moet overeenkomen met het vermelde tijdstip in het stuk.

Wijkt in 1 van beide velden de naam of tijdstip ondertekening af van de naam of tijdstip in het stuk? Dan kan de bevoegdheid van degene die het stuk heeft ondertekend en de equivalentieverklaring heeft gesteld of het tijdstip niet geautomatiseerd worden gecontroleerd. In geval van KIK wordt er geen KIK-korting verleend, omdat het stuk niet geautomatiseerd kan worden gecontroleerd en verwerkt.

Het tijdstip in het stuk is leidend bij de controles die we uitvoeren op de bevoegdheid van degene die het stuk passeerde en daartoe ondertekende. 
Als inschrijvingstijdstip voor een stuk en de inwerkingtreding in de BRK geldt het tijdstip van ontvangst van het verzoek bij het Kadaster. Is dat op of na 15.00 uur dan is het inschrijvingstijdstip 9.00 uur de volgende werkdag. 

De diverse verklaringen blijven onderdeel uitmaken van de inschrijvingsvereisten. Dat betekent dat u de verklaringen, net als nu, onderaan het stuk dient te plaatsen. Daarmee zijn ze onderdeel van het stuk dat als pdf ter inschrijving wordt aangeboden.

U ontvangt per verzoek, en dus per stuk een BVO en daarna ook alle mededelingen die voor dat verzoek gelden. U ontvangt geen overzicht als u meerdere stukken tegelijk aanbiedt. Mededelingen hebben betrekking op elk verzoek afzonderlijk.

In het Bericht van Afkeuring staat omschreven waarom wij het ontvangen verzoek niet kunnen verwerken.

We beschrijven de meest voorkomende redenen en de mogelijke oplossingen op de pagina Bericht van Afkeuring
 

In pdf 1.7 is er sprake van embedded fonts. U bent vrij in de keuze van het font (huisstijl). De puntgrootte moet 10pt zijn. 

Voor sommige fonts (bijvoorbeeld Verdana) moet u licentiekosten betalen. Daarna kunt u pdf 1.7 A-2(u) laten aanmaken met het door u gekozen font.

Voor de mededelingen heeft het Kadaster gekozen voor een Free Font (geen licentiekosten). Het gebruik van Verdana heeft een issue dat het document niet meer voldoet aan de eisen van PDF/A. Dat is een bug en moet opgelost worden door Microsoft.

Een akte of registerverklaring mag alleen uit tekst bestaan. Afbeeldingen zijn daarin niet toegestaan. 

In een mee in te schrijven bijlage, bewijsstuk of depotstuk mag wél een afbeelding staan. Voorbeelden zijn een (koop)overeenkomst of een volmacht of instemmingsverklaring van een partij. Hierin kan een afbeelding staan zoals een situatieschets, een foto, een logo of een handtekening van een persoon. Behalve de afbeelding, moet de tekst in het bewijsstuk, de bijlage of het depotstuk wel machine-leesbaar (OCR) te zijn.  

Met SYVAS worden de berichten van het Kadaster (zoals het bericht van ontvangst, het bericht van inschrijving en de attendering-niet-inschrijving) beschikbaar gesteld in het aanbiedportaal. De berichten worden niet via e-mail verstuurd. Controleer daarom zelf of er berichten zijn.

Bekijkt u een bericht niet binnen de voor dat type bericht gestelde termijn? Dan krijgt u een herinnering op het door u opgegeven e-mailadres verzonden.

Web-ELAN is beschikbaar tot 1 juli 2022.

Vanwege een volledige bewijspositie moet u dubbel ondertekenen.

Deze stukken ondertekent u

U voorziet de volgende stukken van een elektronische handtekening:

  • Alle pdf-documenten (stuk, bijlagen, bewijsstukken) ondertekent u in een 1e sessie. Een KIK-data bestand (XML) ondertekent u extra.
  • Het verzoek als geheel (XML) met daarin opgenomen de ondertekende documenten (pdf-bestanden en KIK-data), ondertekent u in een 2e sessie.

Verzoek tot in depotname

Voor een verzoek tot in depotname geldt eveneens dubbele ondertekening:

  • het stuk dat wordt aangeboden om in depot te nemen
  • het verzoek tot in depotname

Door deze volledige en dubbele ondertekening kunnen u en het Kadaster achteraf bewijzen wat is aangeboden, wat is opgenomen in de Openbare Registers en wat verwerkt is in de BRK. Dit is onderdeel van een wederzijds sterke bewijspositie. 

Instructievideo's SYVAS via Mijn Kadaster

Vanaf maart is de vormgeving en navigatie van Mijn Kadaster vernieuwd! Verder werkt Mijn Kadaster nog hetzelfde. De instructievideo's op deze pagina bevatten nog de oude Mijn Kadaster vormgeving en applicatienaam. De huidige applicatienaam is: SYVAS inschrijving en voorwaarden. 

Instructievideo’s voor het notariaat

Wanneer u gebruikersvoorwaarden wilt ondertekenen kunt u de instructievideo bekijken. 

Wilt u weten hoe u een stuk inschrijft bij SYVAS? Bekijk de instructievideo: 

Bekijk de instructievideo over hoe u een stuk kunt verbeteren en een depotstuk of meerdere verzoeken kunt indienen: 

Wilt u een stuk intrekken met SYVAS? Bekijk de instructievideo:

Bekijk hoe u om moet gaan met verzoeken en mededelingen in de instructievideo:

Instructievideo’s voor gerechtsdeurwaarders

Wanneer u gebruikersvoorwaarden wilt ondertekenen kunt u de instructievideo bekijken. 

Bekijk de instructievideo:

Bekijk hoe u als gerechtsdeurwaarder een stuk kunt verbeteren of meerdere verzoeken kunt indienen met SYVAS in Mijn Kadaster in de instructievideo:

Wilt u een stuk intrekken met SYVAS? Bekijk de instructievideo:

Bekijk hoe u om moet gaan met verzoeken en mededelingen in de instructievideo:

Instructievideo’s voor belastingdeurwaarders

Wanneer u gebruikersvoorwaarden wilt ondertekenen kunt u de instructievideo bekijken. 

Bekijk de instructievideo over hoe u als belastingdeurwaarder een stuk kunt inschrijven met SYVAS in Mijn Kadaster. 

Bekijk de instructievideo:

Wilt u een stuk intrekken met SYVAS? Bekijk de instructievideo:

Bekijk hoe u om moet gaan met verzoeken en mededelingen in de instructievideo:

Wijziging doorgeven

Als een stuk in de openbare registers is opgenomen maar niet goed is verwerkt, kunt u een verzoek tot herstel indienen. In het formulier Klacht indienen vinkt u in stap 2 de optie ‘Ik meen dat het Kadaster de gegevens in de Basisregistratie Kadaster niet goed heeft verwerkt’ aan. Ga naar het formulier Klacht indienen.

Webinars

Bekijk voor de mogelijkheden van SYVAS ook eens het webinar van SYVAS op de pagina Webinars.

Of bekijk de instructievideo's op deze pagina.

Meer informatie

Meer informatie vindt u op de pagina Elektronisch aanbieden van stukken (SYVAS).

U vindt handleidingen op de pagina Documentatie SYVAS.

De meest gestelde vragen en instructies over SYVAS vindt u op de pagina SYVAS vragen en antwoorden.

Hebt u een vraag waarop u het antwoord niet kon vinden? Neem dan contact op met de klantenservice Inschrijving en Registratie op telefoonnummer 088 - 183 35 00. Onze medewerkers zijn u op werkdagen van 9.00 tot 17.00 uur graag van dienst. Of stel uw vraag direct via het contactformulier