Aan de slag met SYVAS

Nodig voor elektronisch aanbieden van stukken

Wat hebt u nodig om stukken elektronisch te kunnen aanbieden aan het Kadaster via SYVAS?

Bekijk de voorwaarden en eisen, welke acties nodig zijn en welke documentatie u daarbij kunt raadplegen.

Checklist voor gebruik van SYVAS

U kunt SYVAS gebruiken met recente versies van de volgende browsers:

  • Google Chrome
  • Microsoft Edge
  • Mozilla Firefox
  • Opera
  • Safari

Met een abonnement op Mijn Kadaster kunt u gratis gebruikmaken van SYVAS om stukken elektronisch aan te bieden. Hebt u nog geen abonnement? U leest hoe u een abonnement kunt afsluiten op de pagina Aanmelden Mijn Kadaster.

Als de 1e beheerder van Mijn Kadaster binnen uw organisatie u toegang geeft tot SYVAS, kunt u elektronische stukken versturen.

In Mijn Kadaster kiest u voor SYVAS het volgende:

  • “Inschrijving – verzoek en mededelingen & GebrVW"
  • Voor koppeling tussen SYVAS en notariële software “Inschrijving API – verzoek en mededelingen”

Binnen “Inschrijving – verzoek en mededelingen & GebrVW” zijn er de rollen:

  • voorbereider en aanbiederUI (beiden voor het aanbieden van verzoeken en voor het inzien en downloaden van mededelingen)
  • acceptant voorwaarden (voor het ondertekenen van de gebruiksvoorwaarden)

Weet u niet wie de 1e beheerder is? Vraag dit dan na bij het Kadaster. Bel 088 - 183 22 00 of gebruik ons contactformulier

Een instructie over hoe SYVAS kunt activeren, welke diensten en rollen er zijn, en hoe u deze kunt kiezen vindt u op de pagina SYVAS activeren met uitleg diensten en rollen.

Als u in SYVAS stukken aanbiedt, maakt u gebruik van een gekwalificeerde elektronische handtekening. Er zijn 2 typen: 

  • Gekwalificeerd persoonsgebonden beroepscertificaat: Dit certificaat is voor zogenaamde erkende beroepen. Dit zijn bijvoorbeeld (kandidaat/toegevoegd) notaris, (kandidaat/toegevoegd) gerechtsdeurwaarder, belastingdeurwaarder en advocaat.  U vindt het programma van eisen op de website van Logius.
  • Gekwalificeerd persoonsgebonden certificaat: Dit certificaat is voor iedere persoon die privé handelt. Of met een beroep dat niet voorkomt op de lijst met erkende beroepen. U vindt deze lijst in het programma van eisen op de website van Logius.

In SYVAS wordt voor erkende beroepen gecontroleerd of u gebruik heeft gemaakt van een gekwalificeerd persoonsgebonden beroepscertificaat. 

  • Bent u bijvoorbeeld deurwaarder en gebruikt u geen beroepscertificaat? Dan kunt u geen beslagen of doorhalingen van beslagen via SYVAS ter inschrijving aanbieden.
  • Bent u notaris en maakt u geen gebruik van een beroepscertificaat? Dan kunt geen akten of registerverklaringen ter inschrijving aanbieden in SYVAS.

Als u bij een beroepsgroep hoort die staat vermeld op de lijst van erkende beroepen van Logius, kunt u een beroepscertificaat aanvragen. De lijst van erkende beroepen wordt bijgehouden in het programma van eisen op de website van Logius

Oefent u geen erkend beroep uit en wilt u stukken elektronisch aanbieden via SYVAS? Neemt u in dat geval contact op met onze klantenservice Inschrijving en Registratie op telefoonnummer 088 - 183 35 00. Onze medewerkers zijn u op werkdagen van 9.00 tot 17.00 uur graag van dienst. Of stel uw vraag direct via het contactformulier

Leveranciers en de door hen gebruikte rootcertificaten vindt u op de website van Logius. Deze leveranciers geven persoonsgebonden (beroeps)certificaten uit.

Voorbeelden van rootcertificaten zijn:

  • KPN BV PKIoverheid Organisatie Persoon CA - G3
  • QuoVadis PKIoverheid Organisatie Persoon CA - G3

Voordat u een verzoek kunt indienen via SYVAS, moet u de ‘Gebruiksvoorwaarden elektronisch aanbieden’ hebben ondertekend.

Werkt u als notaris met KIK-akten? Ook als u eerder al een KIK-overeenkomst hebt ondertekend, moet u iets doen. De KIK-overeenkomst is namelijk omgevormd tot KIK-gebruiksvoorwaarden. De nieuwe voorwaarden moet u opnieuw ondertekenen. Daarna kunt u via SYVAS KIK-akten inschrijven.

Meer hierover leest u op de pagina Vragen en antwoorden over ondertekenen gebruiksvoorwaarden.

Het ondertekenen van beide gebruiksvoorwaarden gaat via de SYVAS-webapplicatie in Mijn Kadaster. Lees meer over de stappen van het ondertekenen in de Instructie gebruiksvoorwaarden ondertekenen.

Voor het ondertekenen van de gebruiksvoorwaarden in SYVAS, moet u de KeySign Connector installeren. De KeySign Connector maakt browseronafhankelijke hardware-communicatie mogelijk vanuit SYVAS met het veilige middel (persoonsgebonden (beroeps)certificaat op de USB-token/smartcard).

De tool KeySign Connector is beschikbaar voor download via: https://connector-kadaster.keysign.eu/#/
Klik op de ‘Start’-knop. U moet kiezen uit:

  • Windows 64bit 
  • Windows 32bit
  • Mac

In de instellingen van uw computer ziet u welke versie u moet installeren. Wilt u meer informatie over de KeySignConnector? Bekijk dan de:

Iedereen die stukken wil inschrijven via SYVAS (notaris, belastingdeurwaarder, gerechtsdeurwaarder, advocaat, bewindvoerder, curator) moet de gebruiksvoorwaarden SYVAS ondertekenen. Pas daarna kunnen stukken elektronisch worden aangeboden via SYVAS. 

Let wel: bent u kandidaat-notaris of toegevoegd-notaris, kandidaat-gerechtsdeurwaarder of toegevoegd gerechtsdeurwaarder? Dan hoeft u de gebruiksvoorwaarden niet te ondertekenen, tenzij u optreedt als (zware) waarnemer voor een geschorste of uit het ambt gezette notaris of gerechtsdeurwaarder. In dat geval moet u, als (zware) waarnemer, de gebruiksvoorwaarden wel ondertekenen.

Meer informatie vindt u op de pagina Vragen en antwoorden over ondertekenen gebruiksvoorwaarden.

Levert u een stuk aan of eventueel een bijlage of bewijsstuk voor een in te schrijven stuk? Zorg er dan voor dat deze voldoet aan de minimale vereisten: 

  • Het in te schrijven bestand moet een pdf zijn.
  • De pdf moet versie 1.7 type A-2(u) of hoger zijn.
  • Het in te schrijven stuk moet formaat A4 te zijn.
  • Een eventuele bijlage of bewijsstuk mag een groter formaat hebben: A3, A2, A1 of A0.

Als u een verzoek tot inschrijving van een KIK-akte doet, moet u naast het stuk (pdf) ook KIK-data (XML) aanbieden. De KIK-data zijn afzonderlijk ondertekend.

Een overzicht van eisen waaraan het stuk en de bijlagen of bewijsstukken moeten voldoen, vindt u in de technische handleiding elektronisch aanbieden

Het stuk zelf mag uitsluitend tekst bevatten, dus geen afbeeldingen. De pdf moet versie 1.7 type A-2(u) of hoger zijn. Het kan zijn, dat u hiervoor de instellingen voor het ‘opslaan als pdf-document’ moet aanpassen. In de tekst dient de UTF8-tekenset gebruikt te zijn. Dit kunt u instellen in uw tekstverwerker(component). 

Anders dan het stuk zelf, mag een mee in te schrijven bijlage, bewijsstuk of depotstuk wél een afbeelding bevatten. Echter, deze bijlage, dit bewijs- of depotstuk dient op tekst doorzoekbaar te zijn. Dit geldt voor zowel de tekst als voor een eventuele afbeelding in de bijlage, het bewijsstuk of het depotstuk. Als dit geen tekst-pdf is, kunt u een op tekst doorzoekbare pdf maken door deze met een OCR-scanner te scannen. 
Dit is bijvoorbeeld het geval als u een koopovereenkomst op papier of een rechterlijke uitspraak in papieren vorm hebt ontvangen.

Klantnummers en identificatie-ketenpartner worden voor de livegang uitgewisseld en tijdens het gebruik van SYVAS onderling uitgewisseld. Het Kadaster registreert in zijn klanten-registratie bij contactpersonen bij een klant (debiteur) het protocolnummer en de persoonlijke identificatie als ketenpartner.

Bij elk stuk dat u aanbiedt worden meta-data meegeleverd of ingevoerd:

  • het klantnummer (debiteurnummer) bij het Kadaster
  • de Ketenpartner-identificatie (een unieke identificatie van namens wie wordt aangeboden). 
    Voor notarissen is dat een protocolnummer en een notaris kan meerdere protocollen (en dus meerdere protocolnummers) hebben. Voor alle andere ketenpartners is dat een unieke identificatie van een persoon (bijv. KBvG-lidnummer voor een benoemd gerechtsdeurwaarder).
  • een unieke identificatie van degene die het stuk ondertekend heeft, datum van ondertekenen en indien vereist vanwege het soort stuk ook het tijdstip van ondertekenen. 
  • een unieke identificatie van degene die het stuk equivalent verklaard heeft. Datum en tijdstip worden afgeleid van het moment van ontvangst van het verzoek bij het Kadaster. 
  • de unieke identificatie van degene die het stuk ondertekend heeft en van degene die het stuk equivalent heeft verklaard. Dit is alleen vereist als de ketenpartner notaris of gerechtsdeurwaarder is. Het is nodig om de bevoegdheidscontrole voor hen uit te kunnen voeren. Het is het lidnummer van de KNB van de (kandidaat/toegevoegd) notaris of het lidnummer van de KBvG van de (kandidaat/toegevoegd) gerechtsdeurwaarder.

Degene die heeft ondertekend en degene die equivalent heeft verklaard, worden op bevoegdheid van handelen gecontroleerd op datum en tijdstip van ondertekenen en ontvangst bij het Kadaster.

Is er sprake van (zware) waarneming van notaris of gerechtsdeurwaarder dan moet als ketenpartner-identificatie het protocol waarin zwaar wordt waargenomen of het KBvG-lidnummer van de waargenomen gerechtsdeurwaarder worden opgenomen.

Voor elk stuk dat u elektronisch ter inschrijving aanbiedt, moet u verklaren dat het digitale stuk gelijkwaardig is aan het origineel. Dit doet u door middel van een equivalentieverklaring:

Ondergetekende, mr. ……., notaris te ……., verklaart dat dit afschrift inhoudelijk een volledige en juiste weergave is van de inhoud van het stuk waarvan het een afschrift is.

Deze verklaring geldt voor een notaris, griffier, gerechtsdeurwaarder, advocaat of procureur. Bent u gemeentefunctionaris, dan neemt u in plaats van uw standplaats of vestigingsplaats uw adres en woonplaats op. 

U tekent de equivalentieverklaring met de elektronische handtekening met behulp van uw gekwalificeerd persoons- gebonden (beroeps)certificaat). 

Houdt er rekening mee dat de gegevens in een gekwalificeerd persoonsgebonden (beroeps)certificaat hetzelfde moeten zijn als in de equivalentieverklaring. Als daar iets wijzigt, moet u dat ook laten aanpassen in de certificaten. Dit is bijvoorbeeld het geval als iemand door een huwelijk of geregistreerd partnerschap zijn of haar achternaam wijzigt. 

Als u optreedt als (zware) waarnemer van een geschorste of uit het ambt gezette notaris of gerechtsdeurwaarder, dan moet u dit doorgeven aan het Kadaster. Dit is nodig voor het versturen van de factuur. U kunt de gegevens doorgeven via het formulier Wijzigen gegevens voor het elektronisch aanbieden van stukken.

Meer informatie vindt u op de pagina Elektronisch aanbieden van stukken (SYVAS).