Aan de slag met SYVAS

U kunt SYVAS gebruiken met recente versies van de volgende browsers:

• Google Chrome
• Microsoft Edge
• Mozilla Firefox
• Opera
• Safari

Met een abonnement op Mijn Kadaster kunt u gratis gebruikmaken van SYVAS om stukken elektronisch aan te bieden. Hebt u nog geen abonnement? U leest hoe u een abonnement kunt afsluiten op de pagina Aanmelden Mijn Kadaster.

Als de (1e) beheerder van Mijn Kadaster binnen uw organisatie u toegang geeft tot SYVAS, kunt u elektronische stukken versturen.

In Mijn Kadaster kiest u voor SYVAS het volgende:

• “SYVAS inschrijving & voorwaarden"

• SYVAS API inschrijving (softwarepakket). Dat is voor de koppeling tussen SYVAS en notariële software.

Binnen “SYVAS inschrijving & voorwaarden” zijn er de rollen:

• voorbereider en aanbiederUI (beiden voor het aanbieden van verzoeken en voor het inzien en downloaden van mededelingen)
• acceptant voorwaarden (voor het ondertekenen van de gebruiksvoorwaarden)

Weet u niet wie de (1e) beheerder is? De gegevens van deze beheerder vindt u in het scherm Profielinstellingen. Dat opent u door rechtsboven in Mijn Kadaster op uw naam te klikken.

Een instructie over hoe SYVAS kunt activeren, welke diensten en rollen er zijn, en hoe u deze kunt kiezen vindt u op de pagina SYVAS activeren met uitleg diensten en rollen.

Als u in SYVAS stukken aanbiedt, maakt u gebruik van een gekwalificeerde elektronische handtekening. Er zijn 2 typen: 

• Gekwalificeerd persoonsgebonden beroepscertificaat: Dit certificaat is voor zogenaamde erkende beroepen. Dit zijn bijvoorbeeld (kandidaat/toegevoegd) notaris, (kandidaat/toegevoegd) gerechtsdeurwaarder, belastingdeurwaarder en advocaat.
• Gekwalificeerd persoonsgebonden certificaat: Dit certificaat is voor iedere persoon die privé handelt. Of met een beroep dat niet voorkomt op de lijst met erkende beroepen. 

In SYVAS wordt voor erkende beroepen gecontroleerd of u gebruik heeft gemaakt van een gekwalificeerd persoonsgebonden beroepscertificaat. 

• Bent u bijvoorbeeld deurwaarder en gebruikt u geen beroepscertificaat? Dan kunt u geen beslagen of doorhalingen van beslagen via SYVAS ter inschrijving aanbieden.
• Bent u notaris en maakt u geen gebruik van een beroepscertificaat? Dan kunt geen akten of registerverklaringen ter inschrijving aanbieden in SYVAS.

Als u bij een beroepsgroep hoort die staat vermeld op de lijst van erkende beroepen van Logius, kunt u een beroepscertificaat aanvragen. 

Lijst van erkende beroepen

Notaris (Kandidaat notaris/Toegevoegd notaris)
Gerechtsdeurwaarder
Belastingdeurwaarder
Gemeentelijke Belastingdeurwaarder
Rijksdeurwaarder
Advocaat
(Hoofd) Bewaarder
Gemandateerd Bewaarder
Medici (arts -bijvoorbeeld huisarts en medisch specialisten zoals chirurg en psychiater-, tandarts, apotheker, verloskundige, fysiotherapeut, verpleegkundige, psychotherapeut, gezondheidszorgpsycholoog)
Accountants-administratieconsulent
Registeraccountant
Octrooigemachtigde
Dierenarts
Registerloods
Technisch medewerker schepen
Inspecteur Scheepsregistratie
Zeevarende

Voor een persoonsgebonden (beroeps)certificaat kunt u terecht op de website van leveranciers KPN en QuoVadis.

Voordat u een verzoek kunt indienen via SYVAS, moet u de ‘Gebruiksvoorwaarden elektronisch aanbieden’ hebben ondertekend. Bent u zware waarnemer? Dan moet u de gebruiksvoorwaarden ondertekenen voor het protocol dat u waarneemt.

Werkt u als notaris met KIK-akten? Ook als u eerder al een KIK-overeenkomst hebt ondertekend, moet u iets doen. De KIK-overeenkomst is namelijk omgevormd tot KIK-gebruiksvoorwaarden. De nieuwe voorwaarden moet u opnieuw ondertekenen. Daarna kunt u via SYVAS KIK-akten inschrijven.

Meer hierover leest u op de pagina Vragen en antwoorden over ondertekenen gebruiksvoorwaarden.

Het ondertekenen van beide gebruiksvoorwaarden gaat via de SYVAS-webapplicatie in Mijn Kadaster. Lees meer over de stappen van het ondertekenen in de Instructie gebruiksvoorwaarden ondertekenen.

Voor het ondertekenen van de gebruiksvoorwaarden in SYVAS, moet u de KeySign Connector installeren. De KeySign Connector maakt browseronafhankelijke hardware-communicatie mogelijk vanuit SYVAS met het veilige middel (persoonsgebonden (beroeps)certificaat op de USB-token/smartcard).

De tool KeySign Connector is beschikbaar voor download via: https://connector-kadaster.keysign.eu/#/. De KeySignConnector is te installeren op een multi-user omgeving.

Klik op de ‘Start’-knop. U moet kiezen uit:

• Windows 64bit 
• Windows 32bit
• Mac

In de instellingen van uw computer ziet u welke versie u moet installeren. Wilt u meer informatie over de KeySignConnector? Bekijk dan de:

• beknopte KeySign Connector handleiding
• uitgebreide KeySign connector handleiding

Iedereen die stukken wil inschrijven via SYVAS (notaris, belastingdeurwaarder, gerechtsdeurwaarder, advocaat, bewindvoerder, curator) moet de gebruiksvoorwaarden SYVAS ondertekenen. Pas daarna kunnen stukken elektronisch worden aangeboden via SYVAS. 

Let wel: bent u kandidaat-notaris of toegevoegd-notaris, kandidaat-gerechtsdeurwaarder of toegevoegd gerechtsdeurwaarder? Dan hoeft u de gebruiksvoorwaarden niet te ondertekenen, tenzij u optreedt als (zware) waarnemer voor een geschorste of uit het ambt gezette notaris of gerechtsdeurwaarder. In dat geval moet u, als (zware) waarnemer, de gebruiksvoorwaarden wel ondertekenen.

Meer informatie vindt u op de pagina Vragen en antwoorden over ondertekenen gebruiksvoorwaarden.

Levert u een stuk aan of eventueel een bijlage of bewijsstuk voor een in te schrijven stuk? Zorg er dan voor dat deze voldoet aan de minimale vereisten: 

• Het in te schrijven bestand moet een pdf zijn.
• De pdf moet versie 1.7 type A-2(u) of hoger zijn.
• Het in te schrijven stuk moet formaat A4 te zijn.
• Een eventuele bijlage of bewijsstuk mag een groter formaat hebben: A3, A2, A1 of A0.

Maak gebruik van een professionele conversietool zoals Adobe Pro of PDF-Xchange editor.

Als u een verzoek tot inschrijving van een KIK-akte doet, moet u naast het stuk (pdf) ook KIK-data (XML) aanbieden. De KIK-data zijn afzonderlijk ondertekend.

Een overzicht van eisen waaraan het stuk en de bijlagen of bewijsstukken moeten voldoen, vindt u in de technische handleiding elektronisch aanbieden (pdf, 496 kB). 

Ontvangt u een bijlage of bewijsstuk en is dit document geen tekst-pdf (niet-machine-leesbaar, OCR)? Dan moet de bijlage worden omgezet in een tekst-pdf voordat het document als bijlage mee kan worden ingeschreven. Dit kan op 2 manieren:

• U gebruikt een OCR-scanner.  Dit scan-apparaat zet het document om in een tekst-pdf. 
• U scant het document met uw standaard scan-apparaat en gebruikt OCR-software voor het omzetten naar tekst-pdf (OCR).  

OCR-software is in veel varianten en versies beschikbaar. Neem voor advies contact op met uw eigen software- of hardware leverancier. Maak gebruik van een professionele OCR software zoals Adobe Pro of PDF-Xchange editor.

Bij stukken die van de notaris zelf afkomstig zijn, leidt de machine-leesbare eis vrijwel nooit tot issues. Maar als een 3e partij niet-machine-leesbare pdf's aanlevert, leidt dit bij een aantal notarissen tot klachten. 

Het Kadaster heeft daarom op verzoek van de KNB besloten om de sanctie (Bericht van Afkeuring) bij stukken van derden, bijlagen en bewijsstukken, als deze niet-voldoen aan de eis dat stukken machine-leesbaar moeten zijn (OCR), op te schorten. Het Kadaster heeft in overleg met KNB besloten de coulanceperiode voor deze controle tot nader order te verlengen.

In plaats hiervan plaatsen we een waarschuwing op het Bericht van Ontvangst waarin we vermelden dat een stuk niet voldoet aan de machine-leesbare eis van de Technische Handleiding Elektronisch Aanleveren (THEA).

Klantnummers en identificatie-ketenpartner worden voor de livegang uitgewisseld en tijdens het gebruik van SYVAS onderling uitgewisseld. Het Kadaster registreert in zijn klanten-registratie bij contactpersonen bij een klant (debiteur) het protocolnummer en de persoonlijke identificatie als ketenpartner.

Bij elk stuk dat u aanbiedt worden meta-data meegeleverd of ingevoerd:

• het klantnummer (debiteurnummer) bij het Kadaster
• de Ketenpartner-identificatie (een unieke identificatie van namens wie wordt aangeboden). 
  Voor notarissen is dat een protocolnummer en een notaris kan meerdere protocollen (en dus meerdere protocolnummers) hebben. Voor alle andere ketenpartners is dat een unieke identificatie van een persoon (bijv. KBvG-lidnummer voor een benoemd gerechtsdeurwaarder).
• een unieke identificatie van degene die het stuk ondertekend heeft, datum van ondertekenen en indien vereist vanwege het soort stuk ook het tijdstip van ondertekenen. 
• een unieke identificatie van degene die het stuk equivalent verklaard heeft. Datum en tijdstip worden afgeleid van het moment van ontvangst van het verzoek bij het Kadaster. 
• de unieke identificatie van degene die het stuk ondertekend heeft en van degene die het stuk equivalent heeft verklaard. Dit is alleen vereist als de ketenpartner notaris of gerechtsdeurwaarder is. Het is nodig om de bevoegdheidscontrole voor hen uit te kunnen voeren. Het is het lidnummer van de KNB van de (kandidaat/toegevoegd) notaris of het lidnummer van de KBvG van de (kandidaat/toegevoegd) gerechtsdeurwaarder.

Degene die heeft ondertekend en degene die equivalent heeft verklaard, worden op bevoegdheid van handelen gecontroleerd op datum en tijdstip van ondertekenen en ontvangst bij het Kadaster.

Is er sprake van (zware) waarneming van notaris of gerechtsdeurwaarder dan moet als ketenpartner-identificatie het protocol waarin zwaar wordt waargenomen of het KBvG-lidnummer van de waargenomen gerechtsdeurwaarder worden opgenomen.

Voor elk stuk dat u elektronisch ter inschrijving aanbiedt, moet u verklaren dat het digitale stuk gelijkwaardig is aan het origineel. Dit doet u door middel van een equivalentieverklaring:

Ondergetekende, mr. ……., notaris te ……., verklaart dat dit afschrift inhoudelijk een volledige en juiste weergave is van de inhoud van het stuk waarvan het een afschrift is.

Deze verklaring geldt voor een notaris, griffier, gerechtsdeurwaarder, advocaat of procureur. 

U tekent de equivalentieverklaring met de elektronische handtekening met behulp van uw gekwalificeerd persoons- gebonden (beroeps)certificaat). 

Houdt er rekening mee dat de gegevens in een gekwalificeerd persoonsgebonden (beroeps)certificaat hetzelfde moeten zijn als in de equivalentieverklaring. Als daar iets wijzigt, moet u dat ook laten aanpassen in de certificaten. Dit is bijvoorbeeld het geval als iemand door een huwelijk of geregistreerd partnerschap zijn of haar achternaam wijzigt. 

Zware waarneming

Als u optreedt als zware waarnemer van een geschorste of uit het ambt gezette notaris of gerechtsdeurwaarder, dan moet u dit doorgeven aan het Kadaster. Dit is nodig voor het versturen van de factuur en voor de geautomatiseerde bevoegdheidscontroles. U kunt uw gegevens doorgeven via het formulier Wijzigen gegevens voor het elektronisch aanbieden van stukken.

U dient de gebruiksvoorwaarden te ondertekenen voor het protocol dat /de persoon die u waarneemt.

Uw persoonlijke lidnummer van de KNB/KBvG moet gebruikt worden in het verzoek. Dus niet het lidnummer van de waargenomen notaris/gerechtsdeurwaarder. Die is immers niet bevoegd. Het lidnummer van de beroepsorganisatie wordt gebruikt voor de bevoegdheidscontrole van de ondertekenaar opmaker en ondertekenaar verklaarder.

Als zware waarnemer dient u het protocolnummer van de waargenomen notaris/ lidmaatschapsnummer van de waargenomen gerechtsdeurwaarder te gebruiken voor het aanbieden van het verzoek. 

Lichte waarneming

Als u optreedt als lichte waarnemer bij ziekte of afwezigheid van de notaris of gerechtsdeurwaarder, biedt u aan onder naam van de waargenomen notaris/ gerechtsdeurwaarder en diens protocolnummer/ lidmaatschapsnummer. 

Voor de opmaker ondertekenaar en ondertekenaar verklaarder is het lidnummer van de KNB/ KBvG vereist. Let op: gebruik het lidnummer van de KNB/KBvG behorend bij de opmaker ondertekenaar en ondertekenaar verklaarder. Als u als lichte waarnemer de akte hebt opgesteld en equivalent hebt verklaard, moet u uw lidnummer van de KNB/KBvG invoeren in het verzoek bij ondertekenaar opmaker en ondertekenaar verklaarder. 
Het lidnummer van de beroepsorganisatie wordt gebruikt voor de bevoegdheidscontrole van de ondertekenaar opmaker en ondertekenaar verklaarder.

U hoeft als lichte waarnemer de gebruiksvoorwaarden voor de waargenomen notaris niet te ondertekenen. 

Terug naar de pagina: Aan de slag met SYVAS
 

Biedt u KIK akten aan via SYVAS? Dan is het belangrijk dat u alle gegevens correct invoert. Kleine invoerfouten kunnen leiden tot het hoge inschrijvingstarief. Voorbeelden van kleine invoerfouten zijn:

• KIK XML geen sign
• het niet meesturen van het KIK-XML-bestand

Wilt u meer weten over het voorkomen van KIK uitval? Lees meer op de pagina SYVAS (uitval)meldingen.