In depot geven mutatiebestanden bij grote akte


Korte beschrijving van de voorwaarden waaraan u moet voldoen wanneer u mutatiebestanden in depot geeft, inclusief sjablonen voor de verschillende mutatiebestanden.  

Tags: Zakelijk documentatie notariaat BRK
Soort document
Instructie
Auteur(s)
het Kadaster
Datum
mei 2020
Toegankelijkheid

content, ja

Gaat u een akte inschrijven waarbij meer dan 100 objecten zijn betrokken? Dan adviseert het Kadaster dringend om van de depotservice gebruik te maken.

Neem in dat geval zo spoedig mogelijk contact op met de klantenservice Inschrijving en registratie:

Samen maken we dan afspraken over een mutatieprocedure die een geautomatiseerde verwerking van de akte in onze registratie mogelijk maakt.
Met het vooraf in depot geven van een mutatielijst is de verwerkingstijd van de grote akte aanzienlijk korter. Daardoor ontvangt u sneller het Bewijs van inschrijving (BVI) en kunt u sneller het derdengeld uitbetalen.

Voorwaarden waaraan mutatiebestanden moeten voldoen

  • Het excel-bestand dat u in depot geeft, moet een opsomming bevatten van betrokken gegevens, een omschrijving van de onroerende zaken, hypotheken of personen, waarmee het rechtsfeit geautomatiseerd verwerkt kan worden
  • Het excel-bestand mag geen macro’s of formules bevatten.
  • Het bestand mag niet meer dan één tabblad bevatten.
  • Neem bij twijfel over welk sjabloon u moet gebruiken, eerst contact op met uw accountmanager of de bewaarderstelefoon.

Sjablonen 

Het Kadaster heeft sjablonen beschikbaar. Deze kunt u gebruiken om er zeker van te zijn dat u een bestand aanlevert met daarin alle info die nodig is. Hebt u inhoudelijke vragen over een sjabloon? Neem dan contact op met de bewaarderstelefoon.

Leverings- en hypotheekakten

U levert een bestand met omschrijving onroerende zaak en recht aan: 

Juridische splitsing 

U levert een bestand met (beperkte) omschrijving onroerende zaak en recht aan: 

Overdracht BP-rechten/opstalrechten nutsvoorzieningen 

U levert een bestand met (beperkte) omschrijving onroerende zaak en recht aan:

Doorhaling/cessie van hypotheekakten 

U levert een bestand met omschrijving eerder ingeschreven stuk aan:

Akten met veel partijen 

U levert een bestand met omschrijving natuurlijke- en rechtspersonen: 

Opmerkingen

  • het volgnummer in de eerste kolom van de bestanden kunt u gebruiken om in de akte bij de omschrijving van de betrokken onroerende zaken, hypotheken of personen naar de bijbehorende gegevens in de tabel te verwijzen.
  • u kunt kolommen toevoegen indien u voor een volledige omschrijving meer kolommen nodig hebt.
  • twijfelt u welk sjabloon u moet gebruiken? Dan raden wij u aan dit vooraf met uw accountmanager of de bewaarderstelefoon van het Kadaster af te stemmen. Op die manier weet u zeker dat het bestand voldoet en het meerwerktarief niet van toepassing is.

Indienen mutatiebestand

Voor het indienen van het mutatiebestand kunt u het aanvraagformulier ‘Verzoek tot in depotname mutatiebestand’ invullen.

  • U voegt het in depot aan te bieden bestand (in Excel-formaat) in het aanvraagformulier toe en vult het formulier verder in

  • Na ontvangst van uw aanvraag sturen wij u binnen 5 werkdagen per e-mail een bewijs van in depotname met het depotnummer toe

Controleer het in depot aangeboden bestand

Binnen een dag nadat het Bewijs van in depotname is verstuurd, stuurt het Kadaster per e-mail een kopie van het in depot genomen stuk. Op deze kopie kunt u controleren of de inhoud van het in depot genomen stuk overeenkomt met het bestand dat u voor het depot aangeboden hebt.

Als u afwijkingen constateert, kunt u dat in een antwoord op de ontvangen e-mail bij het depotteam kenbaar maken. Zij onderzoeken uw melding en nemen contact met u op.