Vraag en antwoord koppeling BRK-NHR

Vraag en antwoord over de koppeling van BRK met het Handelsregister

1. Is het vermelden van KVK-nummers in in te schrijven stukken (akten) verplicht?

Vooral het notariaat neemt al vaak de KVK-nummers op. Strikt genomen is het niet verplicht. Vanuit het stelsel van Basisregistraties ligt het in de verwachting dat het gebruik van KVK-nummers verplicht wordt gesteld. Zodat dit als sleutel (identificatie) van een NNP kan worden gebruikt (NNP is een organisatie: rechtspersoon of samenwerkingsverband).

2. Hoe actueel zijn de gegevens van het Kadaster?

Het Kadaster registreert gegevens op basis van ingeschreven brondocumenten. Meestal is dit een notariële akte. Wijzigingen mogen wij in de meeste gevallen niet verwerken zonder brondocument. Actuele gegevens kunnen daardoor afwijken van gegevens in onze registratie. Dit geldt voorbeeld voor namen van bedrijven, de huwelijkse staat van personen of voor informatie over het soort gebruik van een perceel die na het inschrijven van het brondocument nog zijn veranderd. Voor een beperkt aantal gegevens geldt dat wij deze altijd mogen actualiseren, ook als er geen brondocument is ingediend.

3. Kan het Kadaster de actuele gegevens van rechtspersonen of samenwerkingsverbanden (niet natuurlijke personen) uit het NHR niet meeleveren?

Het Kadaster registreert gegevens op basis van ingeschreven brondocumenten. Meestal is dit een notariële akte, bijvoorbeeld bij de verkoop van een woning. In de Basisregistratie Kadaster registreren wij de gegevens die op het moment van het inschrijven van dat document gelden. Dit zijn ook de gegevens die wij leveren.

4. Wat nu als het KVK-nummer ontbreekt in de Basisregistratie Kadaster?

Als wij een KVK-nummer hebben opgenomen, betekent dit dat wij de gegevens van de rechtspersoon of het samenwerkingsverband (naam, rechtsvorm, zetel en KVK-nummer) hebben gecontroleerd bij het Handelsregister (NHR). Wanneer het KVK-nummer ontbreekt, hebben wij deze gegevens niet terug gevonden in het NHR. Het kan ook gebeuren dat een notaris een akte heeft ingediend waarbij bijvoorbeeld de naam van een NNP afwijkt met de naam zoals die is geregistreerd in de NHR. Wij hebben dan het KVK-nummer niet opgenomen bij de NNP.

5. Meer informatie: wanneer koppelt het Kadaster de gegevens uit het NHR?

Als het KVK-nummer van een rechtsvorm of samenwerkingsverband (NNP) in het stuk is opgenomen geldt:

• We controleren de gegevens bij het NHR om te kunnen koppelen. We controleren op naam, zetel, rechtsvorm en KVK-nummer.
• Bij een positieve uitkomst van de controle nemen we het KVK-nummer dat in het stuk staat over in de Basisregistratie Kadaster (BRK). Het bijbehorende RSIN van de KVK nemen we ook op in de registratie.
• Is de uitkomst niet positief (geen match), dan nemen we het KVK-nummer niet over.

Als het KVK-nummer niet in het stuk is opgenomen geldt:

• We hebben geen onderzoek bij het NHR kunnen doen. We kunnen het KVK-nummer dus niet opnemen in de BRK.

Daarnaast hebben wij de NNP’s die al bij ons bekend zijn uit het verleden vergeleken met die bij het NHR. We controleren op naam, zetel en rechtsvorm. Indien de gegevens bij het NHR overeenkomen nemen we het KVK-nummer, dat in de NHR bij die NNP bekend is, over in de Basisregistratie Kadaster (BRK).

Let op: In artikel 18 is bepaald voor welke niet-natuurlijke personen in welke rol vermelding van het KVK-nummer verplicht is. Dit is nu nog niet van toepassing.

6. Wanneer weet ik of de NNP gegevens juist zijn?

Indien een KVK-nummer in onze BRK staat, betekent dit dat wij de gegevens van de rechtspersoon of het samenwerkingsverband (naam, rechtsvorm, zetel en KVK-nummer) hebben gecontroleerd bij het Handelsregister op het moment van het registreren van de akte. Wanneer het KVK-nummer ontbreekt, hebben wij deze gegevens niet terug gevonden in het NHR.

Het Kadaster registreert gegevens op basis van ingeschreven brondocumenten. Wijzigingen mogen wij in de meeste gevallen niet verwerken zonder brondocument. Actuele gegevens kunnen daardoor afwijken van gegevens in onze registratie, zoals ook uitgelegd is in vraag 2 over hoe actueel de gegevens van het Kadaster zijn.