Aanlevereisen van SYVAS: streng maar noodzakelijk
SYVAS stelt specifieke eisen aan het aanleveren van stukken. Die staan in de Technische Handleiding Elektronisch Aanleveren (THEA). Maar waarom worden juist deze eisen gesteld? Onze bewaarder Jacques Vos legt het uit.
Goede reden voor strenge eisen
Jacques Vos merkt dat notarissen soms nog vragen hebben over de gestelde eisen. Zij willen vooral weten wat de reden is van een aantal technische controles. “Door sommige notarissen worden die als streng ervaren.” Maar er is wel degelijk een goede reden voor.
Veiligheid voorop
Binnen SYVAS staat het veilig en traceerbaar verzenden en ontvangen van stukken centraal. “In de technische handleiding staat beschreven welke vorm berichten en bestanden daarvoor moeten hebben. En ook op welke manier ze uitgewisseld moeten worden. Als dat niet op de juiste manier gebeurt, krijgt de gebruiker een Bericht van Afkeuring (BVA).” Zo weet een aanbieder direct of stukken goed zijn ingediend en door het Kadaster ontvangen zijn.
Eerder toetsen scheelt later tijd
SYVAS toetst direct of het beroepscertificaat van de aanbieder nog geldig is. “Daarmee wordt voorkomen dat de notaris een stuk kan aanbieden zonder geldige handtekening. Vroeger verzonden we in zo’n geval een Attendering CRL-vermelding. In plaats daarvan ontvangt een aanbieder zonder geldig beroepscertificaat nu een BVA. Het is dan meteen duidelijk dat het stuk dus niet ter inschrijving is aangeboden.”
Tekst-pdf vergroot de veiligheid
Bestanden die tekst bevatten moeten als tekst-pdf worden aangeboden. Er zijn 2 redenen voor deze eis, vertelt Jacques Vos: “De 1e reden is veiligheid. Om te voorkomen dat we per ongeluk informatie verstrekken over personen die zouden moeten zijn afgeschermd in de openbare registers, moeten we de documenten op tekst kunnen scannen. Dat kan alleen met een tekst-pdf en niet met een afbeelding-pdf.”
Tekst-pdf is handiger voor de notaris en voor ons
De 2e reden is praktisch: “Om precies en foutloos akten te verwerken, is het handig als het Kadaster gegevens kan kopiëren uit het document en in de registratie kan ‘plakken’. Dan hoeven we niets over te typen. Daarmee voorkomen we mogelijke typfouten.” Het gebruik van tekst-pdf’s is ook handig voor notarissen. “Die kunnen tekstdelen kopiëren uit stukken in de openbare registers en die tekstdelen gebruiken in hun eigen stuk. Denk bijvoorbeeld aan het overnemen van bestaande erfdienstbaarheden.”
Nieuwe mogelijkheden verbeteren bewijspositie
De eisen voor het ondertekenen zijn soms strenger dan bij Web-Elan, maar dat levert ook veel op. “De notaris kan nu zien welk stuk hij gaat ondertekenen en verzenden. Bovendien kan hij het ingeschreven stuk terugzien in het Bericht van Inschrijving (BVI). Dat kon in het oude systeem niet.” Ook is elk stuk voorzien van een zichtbare handtekening. “Het is mogelijk om te controleren of de handtekening geldig was op het moment dat deze door de ondertekenaar geplaatst werd. Al deze stappen versterken de bewijspositie voor notarissen en voor het Kadaster.”
Essentialia van de akte meesturen
Notariële softwareleveranciers kunnen de mogelijkheid bieden om essentialia mee te sturen. “Door het meeleveren van essentialia (zoals de gegevens van de partijen in de akte en van het object) weten we veel sneller waar de akte betrekking op heeft. Na een toets of de meegeleverde essentialia hetzelfde zijn als de gegevens die in de akte zijn opgenomen, kunnen we de essentialia gebruiken voor de bijwerking van de Basisregistratie Kadaster (BRK). Daarmee kunnen we sneller akten signaleren en verwerken. Het meeleveren wordt al ondersteund door een enkele softwareleverancier, maar we hopen natuurlijk dat alle softwareleveranciers in SYVAS de mogelijkheid gaan ondersteunen om essentialia mee te sturen.”
Meer informatie
Meer informatie over SYVAS vindt u op de pagina Vraag en antwoord SYVAS.