Meest voorkomende VTV's

De Omgevingswet verklaring is onjuist, als deze niet voldoet aan artikel 9.21 Omgevingswet.
Als een akte wel een Omgevingswet verklaring bevat, maar deze is niet juist sturen we een verzoek tot verbetering (VTV). Een Omgevingswet verklaring is bijvoorbeeld niet juist als geen keuze is gemaakt tussen de verklaring onder a. of de verklaring onder b. van artikel 9.21 Omgevingswet. (Zie hierna.)

Maak een keuze in de verklaring

Keuze a.   

Als géén voorkeursrecht is gevestigd is de tekst van de reguliere (niet KIK) Omgevingswet verklaring:

“Ondergetekende, ..., notaris ..., verklaart overeenkomstig artikel 9.21 Omgevingswet dat op de onroerende za(a)k(en) geen voorkeursrecht is gevestigd.” 

Keuze b. 

Als wél een voorkeursrecht is gevestigd, maar de vervreemding toch niet in strijd is met hoofdstuk 9 van de Omgevingswet omdat een uitzondering van toepassing is, is de tekst van de reguliere (niet KIK) Omgevingswet verklaring:

“Ondergetekende, ..., notaris ..., verklaart overeenkomstig artikel 9.21 Omgevingswet dat de vervreemding niet in strijd is met Hoofdstuk 9 (‘Voorkeursrecht’) van de Omgevingswet en de daarop rustende bepalingen.”

Keuze b kan ook gelden als geen voorkeursrecht is gevestigd; dan is immers geen sprake van een vervreemding in strijd met hoofdstuk 9 van de Omgevingswet.

De notaris onderzoekt welke van de 2 verklaringen van toepassing is en welke verklaring dus onder de akte moet staan.

Onjuiste Omgevingswet verklaring

In het volgende voorbeeld is geen keuze gemaakt en is dus onjuist:
“Ondergetekende,. ..notaris te.., verklaart overeenkomstig artikel 9.21 Omgevingswet dat op de betrokken onroerende za(a)k(en) geen voorkeursrecht is gevestigd / dat de vervreemding niet in strijd is met Hoofdstuk 9 (voorkeursrecht) van de Omgevingswet en de daarop rustende bepalingen.”

Als een akte wel een Omgevingswet verklaring bevat, maar deze is onjuist, sturen we een verzoek tot verbetering (VTV).

Hoe verbetert u een onjuiste Omgevingswetverklaring?

U kunt een onjuiste Omgevingswet verklaring verbeteren met een aanvullende voetverklaring. Een model vindt u op de webpagina Modellen notariaat van het Kadaster (via inlog Mijn Kadaster), onder Verbetermethoden. Het model heet: modelakte aanvullende voetverklaring Omgevingswet. 

Ontbreken van een Omgevingswet verklaring

Als een akte geen Omgevingswet verklaring als bedoeld in artikel 9.21 Ow bevat in de gevallen waar de wet dit eist, sturen we een attendering op niet inschrijving (ANI). 
 

Een fout in de kadastrale aanduiding leidt ertoe dat het stuk niet bij het juiste registergoed wordt gesignaleerd en dat het verkeerde registergoed wordt overgedragen of belast in de kadastrale registratie.

Bij het verwerken van het stuk, controleren we of de genoemde partijen in de akte rechthebbenden zijn van het gemelde registergoed. Vervolgens kan blijken dat de kadastrale aanduiding die in de akte is vermeld niet klopt.

Bijvoorbeeld wanneer:

• u in de akte oude of vervallen kadastrale aanduidingen heeft vermeld
• er in de akte een verkeerde kadastrale aanduiding is vermeld. Bijvoorbeeld als er kadastrale gemeente Amersfoort vermeld staat, terwijl het Hoogland moet zijn.

Wanneer een doorhaling wordt ingeschreven van een stuk dat al is doorgehaald, geeft ons registratiesysteem een waarschuwing. Dit is een reden voor een VTV. Als het deel en nummer wel klopt is dit reden voor een VTV aangezien het stuk al is doorgehaald.

• De aanbieder kan een vergissing gemaakt hebben in het deel en nummer dat moet worden doorgehaald. Wanneer u een onjuist deel en nummer heeft genoemd kunt u de doorhaling verbeteren.
• Stel dat het juiste deel en nummer is genoemd, maar het stuk is al doorgehaald dan kunt u het stuk waardeloos verklaren.

Dit is een aanvullende controle die we sinds eind 2018 na de invoering van het nieuwe registratiesysteem uitvoeren.

Voor informatie over aanvullende controles naar aanleiding van het nieuwe registratiesysteem, zie JBN (Juridische Berichten voor het Notariaat), nr. 4, sept 2018 “KOERS een vernieuwd kadastraal registratiesysteem” van B.H.J. Roes en I.J. Tromp.

Als u een depotlijst gebruikt waarin u objectgegevens, -adressen en/of delen en nummers vermeldt en deze aan de akte hecht, is het niet aan te bevelen deze óók in de akte te vermelden. Wij moeten de gegevens in de akte dan vergelijken met de gegevens in de depotlijst en uitsluiten dat er verschillen bestaan. Het werken met een depotlijst is juist bedoeld om de akte gedeeltelijk geautomatiseerd –en dus sneller en zonder typefouten– te kunnen verwerken.  

Vermeldt u de reeds in het depotstuk vermelde gegevens toch in de akte? Dan dient u onder die opsomming in de akte een verklaring op te nemen dat de in de akte vermelde gegevens volledig gelijk zijn aan de gegevens in de depotlijst.
Ontbreekt deze verklaring, dan ontvangt u een Verzoek tot Verbetering (VTV) in verband met de raadpleegbaarheid van de akte. Derde raadplegers moeten in dat geval namelijk zowel de akte als de bijlage (het depotstuk) met elkaar vergelijken. 

Het Kadaster heeft het adres nodig. De erfgenamen die het registergoed op naam krijgen, moet het Kadaster een kennisgeving sturen. Daarin staat dat het registergoed op naam van deze erfgenamen staat. Het adres doorgeven kan op 4 manieren:

1. in de verklaring van erfrecht
2. in een voetverklaring onder de verklaring van erfrecht
3. in een afzonderlijk document. De notaris kan dit document als bewijsstuk ter overlegging aanbieden. De adresgegevens worden dan niet gepubliceerd in de openbare registers. Voor het bewijsstuk kan de notaris de volgende tekst gebruiken:
   
   ADRESGEGEVENS VAN DE RECHTHEBBENDE(N) IN DE NALATENSCHAP VAN: [Naam overledene]
   RECHTHEBBENDE 1:
   [Naam rechthebbende], geboren te [geboorteplaats] op [geboortedatum], woonachtig te: [adresgegevens]
   RECHTHEBBENDE 2:
   [Naam rechthebbende], geboren te [geboorteplaats] op [geboortedatum], woonachtig te: [adresgegevens] ET CETERA … 
    
4. De erfgenamen kunnen woonplaats kiezen. Bijvoorbeeld op het kantoor van de notaris.

Let op: gaat het om een wettelijke verdeling? Dan moeten alleen de adresgegevens van de langstlevende echtgenoot worden vermeld. De adresgegevens van de overledene op het moment van zijn of haar overlijden zijn niet automatisch dezelfde als de adresgegevens van de langstlevende partner. Alleen de langstlevende krijgt een kennisgeving, omdat die het registergoed op naam krijgt. Het Kadaster heeft dan dus geen adressen van de erfgenamen nodig.

Het komt voor dat in een akte van verdeling niet expliciet de leveringshandeling is opgenomen. Met de akte van verdeling zou dan de levering van een registergoed kunnen worden bedoeld. Het is dan mogelijk niet duidelijk of nu wel of niet goederenrechtelijk wordt geleverd.

Om voor de derde-raadpleger iedere onduidelijkheid weg te nemen, dient de levering expliciet te worden gemaakt. De tekst van artikel 3:186BW juncto 3:89 BW vereist immers een levering(shandeling) bij toedeling.

De notaris ontvangt een Verzoek tot Verbetering (VTV) als de leveringshandeling in de akte van verdeling ontbreekt.

Als u een verklaring van erfrecht inschrijft controleren wij of de erflater, diens partner, of diens eerder overleden partner rechthebbende is van een registergoed. Is dit niet het geval? Dan is dit reden voor een VTV, omdat de verklaring van erfrecht niet verwerkt kan worden in onze registratie.

De notaris kan in zo’n geval de verklaring van erfrecht waardeloos verklaren.

Hiermee wordt bedoeld dat belastende rechten, zoals een recht van opstal, niet worden genoemd in de akte terwijl deze wel bekend zijn in de registratie. Op grond van artikel 15 lid 1 van boek 7 van het BW dient dit in de akte vermeld te worden. 

Als de persoon die de equivalentieverklaring stelt, iemand anders is dan degene die de digitale handtekening heeft gezet, ontvangt u een VTV.

Tijdens vakantieperiodes merken wij dat de persoon die de digitale handtekening zet regelmatig afwijkt van de persoon die de equivalentieverklaring stelt.

Wij raden u aan om in vakantieperiodes de digitale handtekening extra te laten controleren door de verantwoordelijke, zodat een VTV voorkomen kan worden.

Als in een royementsakte vermeld is dat alle percelen worden doorgehaald, met uitzondering van één of meerdere specifieke percelen, dan is dat reden voor een VTV. 

Wij zouden dan moeten onderzoeken op welke percelen de hypothecaire inschrijving nu nog rust en onderzoek moeten doen naar vorige akten van die percelen. Dat is niet juist. Het is de taak van de notaris om actuele kadastrale aanduidingen aan te leveren waarbij de hypotheek moet worden doorgehaald.

Wanneer in de Basisregistratie Kadaster sprake is van een perceel met voorlopige kadastrale grenzen dan dient dit bij de omschrijving van het perceel in de akte vermeld te worden. Wordt dit niet vermeld en in de Basisregistratie is sprake van een perceel met voorlopige grenzen dan wordt een VTV verstuurd.

Als een partij een buitenlands adres heeft, dient dit adres opgenomen te worden in de akte. Bij een buitenlands adres moet ook het betreffende woonland vermeld worden. Wanneer een partij een buitenlands adres heeft, vereist artikel 18 van de Kadasterwet dat er in de akte woonplaats wordt gekozen in Nederland. Wanneer een rechtspersoon naar buitenlands recht in de akte als partij optreedt dan dient bij de rechtsvorm vermeld te worden dat het een rechtspersoon naar buitenlands recht betreft.

Wanneer het adres van een partij niet in de akte wordt opgenomen, moet de notaris in zijn akte aangeven waarom het adres niet opgenomen kan worden. Dit is conform art. 18 lid 3 van de Kadasterwet. Het opnemen van “privacy” als reden voor het niet vermelden van een adres is niet voldoende. De notaris kan bijvoorbeeld vermelden dat het opnemen van de adresgegevens niet mogelijk is wegens geheimhouding van persoonsgegevens in de BRP.

Als de verklaring van verjaring ten aanzien van een in een splitsing in appartementsrechten betrokken perceel voldoet aan de inschrijvingsvereisten (zie artikel 34 jo. 37 van de Kadasterwet) wordt deze verklaring ingeschreven. Deze verklaring van verjaring wordt echter niet verwerkt in de Basisregistratie Kadaster en er wordt een VTV gestuurd. 

De reden hiervoor is dat het door verjaring verkregen (gedeelte van het) perceel eerst moet worden onttrokken aan de splitsing door een wijziging van de splitsing in appartementsrechten. Dit vloeit voort uit artikel 5:117 lid 3 van het Burgerlijk Wetboek. Dat wetsartikel bepaalt dat beëindiging van de splitsing met betrekking tot een gedeelte van de in de splitsing betrokken registergoederen slechts kan geschieden door wijziging van de akte van splitsing. Hieraan ligt ten grondslag dat een in de splitsing betrokken perceel zijn zelfstandig karakter heeft verloren en niet langer een zelfstandig rechtsobject is (zie ook artikel 5:117 lid 2 BW). Pas na deze onttrekking aan de splitsing in appartementsrechten kan het betreffende (gedeelte van het) perceel op naam van de verkrijger worden gesteld. 

U krijgt een VTV wanneer in een akte niet de actuele naam van de DSB staat. Volgens artikel 18 van de Kadasterwet moet in een akte de juiste naam staan.  De actuele naam is: DSB N.V. in liquidatie.

Er zijn uiteraard nog meer redenen voor VTV’s. Wilt u daar meer over weten? Neem dan contact op met de Bewaarderstelefoon via 088 - 83 22 42 of het Meldpunt notariaat.