Meest voorkomende VTV's

Wij hebben de meest voorkomende redenen waarvoor VTV's worden verzonden op een rij gezet.

Een fout in de kadastrale aanduiding leidt ertoe dat het stuk niet bij het juiste registergoed wordt gesignaleerd en dat het verkeerde registergoed wordt overgedragen of belast in de kadastrale registratie.

Bij het verwerken van het stuk, controleren we of de genoemde partijen in de akte rechthebbenden zijn van het gemelde registergoed. Vervolgens kan blijken dat de kadastrale aanduiding die in de akte is vermeld niet klopt.

Bijvoorbeeld wanneer:

  • u in de akte oude of vervallen kadastrale aanduidingen heeft vermeld
  • er in de akte een verkeerde kadastrale aanduiding is vermeld. Bijvoorbeeld als er kadastrale gemeente Amersfoort vermeld staat, terwijl het Hoogland moet zijn.

Wanneer een doorhaling wordt ingeschreven van een stuk dat al is doorgehaald, geeft ons registratiesysteem een waarschuwing. Dit is een reden voor een VTV. Als het deel en nummer wel klopt is dit reden voor een VTV aangezien het stuk al is doorgehaald.

  • De aanbieder kan een vergissing gemaakt hebben in het deel en nummer dat moet worden doorgehaald. Wanneer u een onjuist deel en nummer heeft genoemd kunt u de doorhaling verbeteren.
  • Stel dat het juiste deel en nummer is genoemd, maar het stuk is al doorgehaald dan kunt u het stuk waardeloos verklaren.

Dit is een aanvullende controle die we sinds eind 2018 na de invoering van het nieuwe registratiesysteem uitvoeren.

Voor informatie over aanvullende controles n.a.v.  het nieuwe registratiesysteem, zie JBN (Juridische Berichten voor het Notariaat), nr. 4, sept 2018 “KOERS een vernieuwd kadastraal registratiesysteem” van B.H.J. Roes en I.J. Tromp.

Als u een depotlijst gebruikt waarin u objectgegevens, -adressen en/of delen en nummers vermeldt en deze aan de akte hecht, is het niet aan te bevelen deze óók in de akte te vermelden. Wij moeten de gegevens in de akte dan vergelijken met de gegevens in de depotlijst en uitsluiten dat er verschillen bestaan. Het werken met een depotlijst is juist bedoeld om de akte gedeeltelijk geautomatiseerd –en dus sneller en zonder typefouten– te kunnen verwerken.  

Vermeldt u de reeds in het depotstuk vermelde gegevens toch in de akte? Dan dient u onder die opsomming in de akte een verklaring op te nemen dat de in de akte vermelde gegevens volledig gelijk zijn aan de gegevens in de depotlijst.
Ontbreekt deze verklaring, dan ontvangt u een Verzoek tot Verbetering (VTV) in verband met de raadpleegbaarheid van de akte. Derde raadplegers moeten in dat geval namelijk zowel de akte als de bijlage (het depotstuk) met elkaar vergelijken. 

In het Notariaat Magazine van maart 2019 staat op pagina 28, dat geen adresgegevens mogen worden opgenomen in de verklaring van erfrecht. Dit in verband met de bescherming van persoonsgegevens op grond van de AVG.

Bij het ter inschrijving aanbieden van de verklaring van erfrecht, is echter het vermelden van adresgegevens van erfgenamen die (aandelen in) registergoederen verkrijgen, noodzakelijk voor de verwerking van het stuk. Zonder adresgegevens kan het Kadaster geen kennisgeving versturen naar de nieuwe rechthebbende(n): de erfgenaam/erfgenamen.

Ontbreken de adresgegevens van één of meer van deze erfgenamen, dan ontvangt de notaris een Verzoek tot Verbetering (VTV). 
De notaris heeft de volgende mogelijkheden:

  • Het opnemen van adresgegevens in de VVE;
  • Het opnemen van adresgegevens onder de VVE door middel van het stellen van een voetverklaring;
  • Het opnemen van adresgegevens bij de VVE door te kiezen voor bewijsstuk ter overlegging in Web-ELAN. Een dergelijk bewijsstuk wordt niet ingeschreven in de openbare registers;
  • Domiciliekeuze ten behoeve van adresgegevens.

Het komt voor dat in een akte van verdeling niet expliciet de leveringshandeling is opgenomen. Met de akte van verdeling zou dan de levering van een registergoed kunnen worden bedoeld. Het is dan mogelijk niet duidelijk of nu wel of niet goederenrechtelijk wordt geleverd.

Om voor de derde-raadpleger iedere onduidelijkheid weg te nemen, dient de levering expliciet te worden gemaakt. De tekst van artikel 3:186BW juncto 3:89 BW vereist immers een levering(shandeling) bij toedeling.

De notaris ontvangt een Verzoek tot Verbetering (VTV) als de leveringshandeling in de akte van verdeling ontbreekt.

Als u een verklaring van erfrecht inschrijft controleren wij of de erflater, diens partner, of diens voor overleden partner rechthebbende is van een registergoed. Is dit niet het geval? Dan is dit reden voor een VTV, omdat de verklaring van erfrecht niet verwerkt kan worden in onze registratie.

De notaris kan in zo’n geval de verklaring van erfrecht waardeloos verklaren.

Dit is een aanvullende controle die we sinds eind 2018 na de invoering van het nieuwe registratiesysteem uitvoeren.

Hiermee wordt bedoeld dat belastende rechten, zoals een recht van opstal, niet worden genoemd in de akte terwijl deze wel bekend zijn in de registratie. Op grond van artikel 15 lid 1 van boek 7 van het BW dient dit in de akte vermeld te worden. 

Als de persoon die de equivalentieverklaring stelt, iemand anders is dan degene die de digitale handtekening heeft gezet, ontvangt u een VTV.

Tijdens vakantieperiodes merken wij dat de persoon die de digitale handtekening zet regelmatig afwijkt van de persoon die de equivalentieverklaring stelt.

Wij raden u aan om in vakantieperiodes de digitale handtekening extra te laten controleren door de verantwoordelijke, zodat een VTV voorkomen kan worden.

Als in een royementsakte vermeld is dat alle percelen worden doorgehaald, met uitzondering van één of meerdere specifieke percelen, dan is dat reden voor een VTV. 

Wij zouden dan moeten onderzoeken op welke percelen de hypothecaire inschrijving nu nog rust en onderzoek moeten doen naar vorige akten van die percelen. Dat is niet juist. Het is de taak van de notaris om actuele kadastrale aanduidingen aan te leveren waarbij de hypotheek moet worden doorgehaald.

Wanneer in de Basisregistratie Kadaster sprake is van een perceel met voorlopige kadastrale grenzen dan dient dit bij de omschrijving van het perceel in de akte vermeld te worden. Wordt dit niet vermeld en in de Basisregistratie is sprake van een perceel met voorlopige grenzen dan wordt een VTV verstuurd.

Als een partij een buitenlands adres heeft, dient dit adres opgenomen te worden in de akte. Bij een buitenlands adres moet ook het betreffende woonland vermeld worden. Wanneer een partij een buitenlands adres heeft, vereist artikel 18 van de Kadasterwet dat er in de akte woonplaats wordt gekozen in Nederland. Wanneer een rechtspersoon naar buitenlands recht in de akte als partij optreedt dan dient bij de rechtsvorm vermeld te worden dat het een rechtspersoon naar buitenlands recht betreft.

Wanneer het adres van een partij niet in de akte wordt opgenomen, moet de notaris in zijn akte aangeven waarom het adres niet opgenomen kan worden. Dit is conform art. 18 lid 3 van de Kadasterwet. Het opnemen van “privacy” als reden voor het niet vermelden van een adres is niet voldoende. De notaris kan bijvoorbeeld vermelden dat het opnemen van de adresgegevens niet mogelijk is wegens geheimhouding van persoonsgegevens in de BRP.

Er zijn uiteraard nog meer redenen voor VTV’s. Wilt u daar meer over weten? Neem dan contact op met de Bewaarderstelefoon via 088 - 83 22 42 of het Meldpunt notariaat.