De akte als roddelblad
Mag een notaris zomaar persoonlijke informatie opnemen in een akte? Nee, zegt de Kamer voor het Notariaat Arnhem-Leeuwarden. En als die akte eenmaal is ingeschreven in een openbaar register, blijkt het knap lastig die informatie er weer uit te halen.
Informatie over familiegeschiedenis in een akte van levering
Op 29 december 2022 schreven wij een akte van levering in. Daarin stond een citaat uit een koopovereenkomst, met persoonlijke informatie over de familiegeschiedenis van mensen die geen partij waren in de akte. Die waren het daar niet mee eens. Ze vonden dat het citaat een onjuist beeld gaf van de situatie. En dus vroegen ze de notaris de tekst uit de akte te verwijderen. Toen dat niet snel gebeurde, dienden zij een klacht in bij de Kamer voor het Notariaat.
Klacht tegen de notaris
De klacht had 2 onderdelen. Als 1e wilden de klagers weten of de notaris de akte kon aanpassen zonder medewerking van betrokken partijen. Ten 2e vonden zij dat de notaris onzorgvuldig handelde door privé-informatie openbaar te maken. De notaris bracht daar tegenin dat hij de akte begin 2024 alsnog had aangepast en een rectificatieakte had laten inschrijven. En hij vond dat de klagers geen belang hadden bij de klacht, omdat zij geen partij waren in de akte.
Oordeel van de Kamer
De Kamer was het daar niet mee eens. Die vond dat klagers wel belang hadden, omdat hun persoonlijke informatie in de akte stond. Het 1e onderdeel van de klacht werd niet verder beoordeeld, omdat de notaris de akte toen al had aangepast. Maar het 2e onderdeel verklaarde de Kamer gegrond. De notaris had onzorgvuldig gehandeld door irrelevante en schadelijke informatie op te nemen in een stuk dat werd ingeschreven in de openbare registers.
Openbaar blijft openbaar
Het stukje tekst kan niet zomaar uit het openbare register worden gehaald. Als een akte ter inschrijving wordt aangeboden, beoordelen wij alleen of die aan de inschrijvingseisen voldoet. Als dat zo is, schrijven we de akte in. En eenmaal ingeschreven blijft ingeschreven.
De akte aanpassen is niet zomaar een oplossing
Een akte aanpassen kan natuurlijk niet zomaar. De akte blijft de akte. Maar een akte rectificeren kan vaak wel. Toch is dat in dit geval niet echt een oplossing. Het deel en nummer van het origineel ingeschreven afschrift van de akte staat namelijk vermeld in de akte van rectificatie en in de basisregistratie kadaster. Daarmee blijft de gewraakte akte openbaar en makkelijk te raadplegen. Een verklaring van waardeloosheid is niet in alle gevallen mogelijk. Partijen moeten meewerken en er moet een rechtsgrond voor de waardeloosheid zijn.
Koopovereenkomst maakt het extra ingewikkeld
Extra ingewikkeld wordt het als een koopovereenkomst is ingeschreven. Stel dat er een rechtsgrond is om de inschrijving waardeloos te verklaren, dan is de doorhaling nog een tijd zichtbaar in de BRK. Is de koop op grond van titel 7.1 BW ingeschreven, dan blijft het deel en nummer van de doorgehaalde koop nog 6 maanden zichtbaar. Was er ingeschreven op grond van de Omgevingswet, dan is de doorhaling zelfs nog 2,5 jaar zichtbaar. In die periode blijft het deel en nummer van de koop gewoon in te zien.
Informatie moet relevant zijn voor de akte
De Kamer vindt dat een notaris niet zomaar alles mag opnemen wat partijen willen. De notaris moet altijd nagaan of de informatie relevant is voor de akte. In dit geval was dat niet zo. Er waren bovendien alternatieven, zoals het weglaten van de tekst of in het in te schrijven van een uittreksel. Daarom kreeg de notaris een waarschuwing. Hij had vooraf kritischer moeten kijken naar de inhoud van de akte.
De notaris is geen doorgeefluik
Omdat de registers openbaar zijn, zijn fouten niet zomaar terug te draaien. Persoonlijke gegevens mogen alleen worden opgenomen als ze juridisch noodzakelijk zijn. De notaris is geen doorgeefluik, zegt de Kamer. En de akte is zeker geen ‘roddelblad’, aldus de klagers.
Meer informatie
Dit artikel is een samenvatting van een artikel dat bewaarder Jacques Vos eerder publiceerde. Het volledige artikel is met een abonnement te lezen via Juridische Berichten voor het Notariaat (JBN 2025/8).