Privacyverklaring medewerkers

We verwerken uw persoonsgegevens omdat u bij ons werkt of hebt gewerkt. Deze gegevens zijn nodig om alles rond uw werk bij het Kadaster goed te regelen en om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Wij verwerken uw gegevens onder andere om:

• uw indiensttreding, inzet en uitdiensttreding te regelen
• contact met u te onderhouden over werk en arbeidsvoorwaarden
• salaris, vergoedingen en declaraties te verwerken
• te voldoen aan verplichtingen uit sociale, fiscale en arbeidswetgeving
• ziekteverzuim te begeleiden
• verplichtingen uit de Arbowet na te komen
• toegang te regelen tot gebouwen, systemen en voorzieningen
• controles en beveiligingsmaatregelen uit te voeren
• medewerkersonderzoeken uit te voeren
• de organisatie te verbeteren

We kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:

• uw naam, geboortedatum, functie en contactgegevens
• uw burgerservicenummer (bsn), als de wet dit vereist
• gegevens over uw dienstverband, zoals contractgegevens, werktijden en verlof
• financiële gegevens, zoals uw bankrekeningnummer
• gegevens over ziekte en verzuim, voor zover de wet dit toestaat
• een pasfoto voor uw toegangspas en de interne personeelslijst
• loggegevens van het gebruik van Kadaster-systemen en -middelen
• gegevens over het gebruik van faciliteiten, zoals bedrijfsauto’s, printers of mobiele apparaten
• gegevens die u zelf aanlevert, bijvoorbeeld over een partner of kinderen voor personeelsactiviteiten

Neemt u deel aan een medewerkersonderzoek? Dan verwerken we uw antwoorden meestal anoniem. Uw antwoorden zijn dan niet aan u te koppelen. Is het onderzoek niet anoniem? Dan staat dit duidelijk vermeld bij de vragenlijst.

We verwerken uw persoonsgegevens op basis van de grondslagen van de AVG. Welke grondslagen er zijn leest u op autoriteitpersoonsgegevens.nl.

1. Grondslag wettelijke verplichting

Sommige persoonsgegevens verwerken we omdat de wet dit verplicht. Dit geldt bijvoorbeeld voor:

• loonadministratie en salarisbetaling
• het afdragen van belastingen en sociale premies
• pensioenopbouw
• verplichtingen uit het arbeidsrecht, socialezekerheids-wetgeving en de Arbowet
• wettelijke bewaartermijnen uit fiscale wetgeving en de Archiefwet

Deze verwerkingen zijn nodig om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

2. Grondslag uitvoering van een overeenkomst

We verwerken persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van je arbeidsovereenkomst. Dit geldt onder andere voor:

• personeels- en contractadministratie
• communicatie over je werkzaamheden, werktijden en arbeidsvoorwaarden
• verlof, declaraties en vergoedingen
• toegang tot gebouwen, systemen en werkmiddelen
• interne communicatie en organisatie-informatie
• begeleiding bij ziekte en verzuim, voor zover de wet dit toestaat

Zonder deze gegevens kunnen we de arbeidsovereenkomst niet goed uitvoeren.

3. Grondslag gerechtvaardigd belang

Voor sommige verwerkingen hebben we een gerechtvaardigd belang. Dit geldt bijvoorbeeld voor:

• de beveiliging van gebouwen, systemen en informatie
• het vastleggen van gebruik van systemen en werkmiddelen
• controles, audits en het voorkomen van misbruik
• het verbeteren van de organisatie, bijvoorbeeld met resultaten uit medewerkersonderzoeken

Waarom hebben wij een gerechtvaardigd belang?

We willen een veilige, betrouwbare en goed werkende organisatie zijn. Daarvoor is het soms nodig om persoonsgegevens te verwerken. Dit gebeurt bijvoorbeeld om:

• medewerkers, bezoekers en systemen te beschermen
• incidenten te voorkomen, onderzoeken en af te handelen
• te controleren of systemen en middelen juist worden gebruikt
• inzicht te krijgen in de organisatie en verbeteringen door te voeren

We verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor het doel. Alleen medewerkers die deze gegevens nodig hebben voor hun werk krijgen toegang. De gegevens blijven niet langer bewaard dan nodig.

We beschermen je privacy daarbij goed. Ook houd je je rechten volgens de AVG, zoals het recht op inzage, aanpassing en bezwaar.

Geautomatiseerde besluitvorming betekent dat een systeem zelfstandig besluiten neemt, zonder dat een medewerker hierbij betrokken is. Bij het verwerken van personeelsgegevens nemen wij geen geautomatiseerde besluiten. Een medewerker beoordeelt en verwerkt beslissingen altijd zelf.

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

• Tijdens het dienstverband: zolang dit nodig is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst.
• Als u uit dienst bent: maximaal 7 jaar. Tenzij dat volgens een wettelijke bewaartermijn anders moet. Bijvoorbeeld de Archiefwet.
• Gegevens uit medewerkersonderzoeken: 6 jaar. Daarna worden deze verwijderd.
• Camerabeelden en loggegevens worden niet langer bewaard dan nodig. Wanneer camerabeelden niet meer nodig zijn, worden deze verwijderd na 1 maand.

We delen uw persoonsgegevens alleen als dat nodig is. Soms delen we persoonsgegevens met andere partijen:

• Dienstverleners die in opdracht van ons werken. Bijvoorbeeld partijen die ondersteuning bieden bij salarisverwerking, arbodienstverlening, pensioenuitvoering en personeelsadministratie.
• Overheidsinstanties, zoals de Belastingdienst, wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.
• Onderzoeks- en enquêtebureaus die in opdracht van ons medewerkersonderzoeken uitvoeren. Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend om uitnodigingen te versturen en het onderzoek technisch mogelijk te maken.

Rapportages worden alleen gemaakt op team- en afdelingsniveau. En alleen als er binnen een team of afdeling meer dan 5 medewerkers de vragenlijst hebben ingevuld. Gegevens zoals leeftijd en de lengte van het dienstverband worden alleen op organisatieniveau gebruikt. Hierdoor is het dus ook niet mogelijk om door een combinatie van gegevens een specifieke werknemer te herkennen. Ook geschreven toelichtingen worden altijd samengevat. Zo zijn ze niet herkenbaar op basis van taalgebruik.

Met deze partijen zijn afspraken gemaakt over de bescherming van uw gegevens.

We gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Wij nemen verschillende maatregelen in de techniek en in de organisatie om uw gegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang.
We zijn ISO 27001-gecertificeerd en werkt volgens de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). 

Alleen medewerkers die uw gegevens nodig hebben voor hun werk, hebben toegang. Deze toegangsrechten worden regelmatig gecontroleerd. Daarnaast nemen we diverse beveiligingsmaatregelen zodat gegevens ook goed beschermd zijn. 

Volgens de AVG hebt u verschillende rechten.

U kunt bijvoorbeeld:

• opvragen welke persoonsgegevens we van u verwerken
• persoonsgegevens laten aanpassen, als de gegevens die we van u verwerken niet kloppen of niet compleet zijn
• persoonsgegevens laten verwijderen, als dat volgens de wet mogelijk is

Wilt u weten welke persoonsgegevens we van u verwerken of bent u van mening dat de gegevens onjuist, niet compleet of niet relevant zijn? 

• Kijk dan op de pagina Verklaring rechten van betrokkenen.
• Of via het formulier Aanvragen uitoefenen rechten betrokkenen.

Wilt u meer weten over hoe we met persoonsgegevens omgaan? Of zoekt u de contactgegevens van de Functionaris voor Gegevensbescherming?
Meer informatie leest u op de pagina Algemene privacyverklaring Kadaster.