Privacyverklaring sollicitanten

We gebruiken uw gegevens om:

• uw sollicitatie te beoordelen
• te bepalen of u past bij de functie
• contact met u op te nemen over het verloop van de procedure
• de werving- en selectieprocedure vast te leggen
• u te informeren over nieuwe vacatures als u hiervoor toestemming geeft via een Jobalert

Tijdens de sollicitatieprocedure kunnen we de volgende persoonsgegevens verwerken:

• uw (voor)naam, geboortedatum, functie- en contactgegevens, zoals uw adres, telefoonnummer en e-mailadres
• sollicitatiegegevens, zoals uw cv, motivatiebrief en eventuele aanvullende documenten
• aantekeningen van sollicitatiegesprekken
• uw VOG
• de resultaten van een screening, waaronder mogelijk een controle van openbaar beschikbare informatie op internet en sociale media, , als dat onderdeel is van de procedure
• de resultaten van een assessment, als dat onderdeel is van de procedure

Daarnaast controleren we uw identiteit tijdens een sollicitatiegesprek aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. Een kopie hiervan wordt nog niet gemaakt. Dat gebeurt pas als u in dienst komt.
 

We verwerken uw persoonsgegevens op basis van de grondslagen van de AVG. Welke grondslagen er zijn leest u op autoriteitpersoonsgegevens.nl.

1. Grondslag overeenkomst

We verwerken persoonsgegevens om stappen te zetten voorafgaand aan een mogelijke arbeidsovereenkomst.
Dit is nodig voor:

• het beoordelen van uw sollicitatie
• contact tijdens de procedure
• het vastleggen van de voortgang van de procedure

2. Grondslag gerechtvaardigd belang

Voor het uitvoeren van een screening of assessment hebben wij een gerechtvaardigd belang.
Waarom hebben we een gerechtvaardigd belang?
We willen zorgvuldig beoordelen of een kandidaat betrouwbaar, geschikt en integer is. Voor sommige functies is dat extra belangrijk. Een screening of assessment is noodzakelijk om:

• risico’s te beperken
• te beoordelen of een kandidaat past bij de functie
• te beoordelen of een kandidaat past bij de organisatie

Wij verwerken alleen gegevens die daarvoor nodig zijn. Alleen betrokken medewerkers en gespecialiseerde externe partijen hebben toegang tot deze gegevens.

3. Grondslag toestemming

Bepaalde gegevens verwerken wij alleen met uw toestemming. Dit gaat om:

• het bewaren van uw sollicitatiegegevens gedurende 1 jaar na afloop van de procedure
• uw aanmelding voor de Jobalert (e-mailadres en voorkeuren)

U kunt uw toestemming altijd intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.

Geautomatiseerde besluitvorming betekent dat een systeem zelfstandig besluiten neemt, zonder dat een medewerker hierbij betrokken is. Over uw sollicitatie nemen wij geen geautomatiseerde besluiten. Een medewerker beoordeelt altijd uw sollicitatie en bepaalt het vervolg van de procedure. De recruitmentsoftware ondersteunt alleen de administratie.

Na afloop van de sollicitatieprocedure bewaren we uw gegevens:

• Maximaal 4 weken of
• Maximaal 1 jaar als u hiervoor toestemming hebt gegeven

Meldt u zich aan voor de Jobalert? Dan bewaren we uw e-mailadres en voorkeuren totdat u zich afmeldt.

Komt u in dienst bij het Kadaster? Dan worden uw gegevens onderdeel van uw personeelsdossier.

We kunnen persoonsgegevens delen met:

• de leverancier van onze recruitmentsoftware
• een screeningsorganisatie
• een assessmentbureau

Met deze partijen zijn afspraken gemaakt over de veilige verwerking van persoonsgegevens. 

We gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens. Wij nemen verschillende maatregelen in de techniek en in de organisatie om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatig gebruik.

We zijn ISO 27001 gecertificeerd voor informatiebeveiliging. Ook werken we volgens de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). 
Hierdoor:

• hebben alleen bevoegde medewerkers toegang tot persoonsgegevens
• slaan we gegevens veilig op
• bewaren we gegevens niet langer dan nodig 

Volgens de AVG hebt u verschillende rechten.
U kunt bijvoorbeeld:

• uw persoonsgegevens inzien
• persoonsgegevens laten aanpassen, als de gegevens die we van u verwerken niet kloppen on onvolledig zijn
• persoonsgegevens laten verwijderen
• persoonsgegevens laten overdragen

Wil u weten welke persoonsgegevens we van u verwerken? Of denkt u dat gegevens niet juist of volledig zijn? Kijk dan op de pagina Verklaring rechten van betrokkenen.

Wilt u direct een verzoek indienen? Gebruik dan het formulier Aanvragen uitoefening rechten.
 

In de algemene privacyverklaring leest u meer over hoe we persoonsgegevens verwerken. Daar vindt u ook de contactgegevens van de Functionaris voor Gegevensbescherming. Meer informatie leest u op de pagina Algemene privacyverklaring.