Privacyverklaring sollicitanten en medewerkers

Wij verzamelen gegevens van sollicitanten en medewerkers. Bijvoorbeeld persoonsgegevens of contactgegevens. Daar gaan we zorgvuldig mee om. Op deze pagina leest u wat de afspraken zijn voor sollicitanten, voor medewerkers en in het algemeen.

Vraag en antwoord sollicitanten

Tijdens de sollicitatieprocedure verwerken wij de volgende gegevens:

  • Uw naam en geboortedatum. 
  • Contactgegevens zoals uw adres, telefoonnummer en e-mailadres.
  • Sollicitatiegegevens, zoals uw cv, motivatiebrief en eventuele aanvullende documenten.
  • Aantekeningen van sollicitatiegesprekken.
  • Uw Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
  • Resultaten van een screening of assessment, als dat nodig is.

Het Kadaster controleert uw identiteit tijdens een sollicitatiegesprek met een origineel identiteitsbewijs. Hiervan wordt geen kopie gemaakt. Dat gebeurt pas als u in dienst komt. Uw cv-gegevens worden alleen gedeeld met derden als u daarvoor toestemming geeft.

Wij verwerken uw gegevens om de sollicitatieprocedure goed uit te voeren. Dit houdt het bijvoorbeeld in:  

  • We beoordelen uw sollicitatie om te  bepalen of u geschikt bent voor de functie.
  • We nemen contact met u op over de procedure. 
  • We leggen de voortgang van de werving en selectie vast.
  • We informeren u over vacatures via een Jobalert, als u daarvoor toestemming hebt gegeven.
     

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG):

Gerechtvaardigd belang

Wij verwerken uw gegevens om sollicitaties zorgvuldig en efficiënt te behandelen. Dit is nodig om geschikte medewerkers te vinden. Wij vragen alleen gegevens die daarvoor nodig zijn. U kunt altijd gebruikmaken van uw rechten volgens de AVG. Zo kunt u uw gegevens altijd inzien, laten aanpassen of laten verwijderen.

Toestemming

Bepaalde gegevens verwerken wij alleen met uw toestemming. 

  • We bewaren uw sollicitatiegegevens 1 jaar na afronding van de procedure. Zo kunnen we je nog benaderen voor nieuwe functies.
  • Als u dat wil, gebruiken we uw e-mailadres en voorkeuren voor het sturen van een Jobalert.

U kunt uw toestemming op elk moment intrekken. In je profiel kan je dit aanpassen. Dit heeft geen invloed voor verwerkingen die al hebben plaatsgevonden vóór de intrekking. 

Nee. Alle beslissingen over uw sollicitatie nemen wij gewoon zelf. Onze software ondersteunt alleen de administratie.

  • Na de sollicitatie bewaar het Kadaster uw gegevens 4 weken.
  • Als u toestemming geeft, bewaart het Kadaster uw gegevens 1 jaar.
  • Voor een Jobalert bewaart het Kadaster uw gegevens tot u zich afmeldt.
  • Als u in dienst komt, worden uw gegevens onderdeel van uw personeelsdossier.

Vraag en antwoord medewerkers

  • Wij gebruiken uw naam en geboortedatum. Verder slaan wij ook uw contactgegevens op. Dit zijn uw adres, telefoonnummer, burgerservicenummer en e-mailadres.
  • We slaan ook gegevens op over uw eerdere sollicitaties of aanstellingen binnen onze organisatie. 
  • U kunt zelf extra gegevens toevoegen, zoals gegevens van uw partner en kinderen. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn voor personeelsactiviteiten die we organiseren. 
  • We gebruiken uw (pas)foto voor de toegangspas tot het gebouw en de interne personeelslijst.  
  • We gebruiken uw persoonsgegevens om u te informeren over belangrijke ontwikkelingen binnen de organisatie. Dit gebeurt volgens de wet- en regelgeving.
  • We gebruiken uw gegevens voor ziekte- en verzuimbeleid en voor regels uit de Arbowet en Participatiewet.
  • We gebruiken financiële gegevens, zoals uw bankrekeningnummer, voor betalingen en om te voldoen aan fiscale regels.
  • Voor sommige werkzaamheden bewaren en controleren we loggegevens.
  • Voor financiële controles verzamelen we informatie over het gebruik van faciliteiten, zoals bedrijfsauto’s, mobiele telefoons en printers.

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel van de verwerking. Als de termijn voorbij is, verwijderen we uw gegevens. Als u uit dienst gaat, bewaren we uw gegevens maximaal 7 jaar.

Versturen van uitnodigingen

Het onderzoek is volledig anoniem. Dat betekent dat antwoorden niet te herleiden zijn naar een specifieke medewerker.

Dit onderzoek wordt uitgevoerd samen met Survalyzer. U ontvangt een persoonlijke e-mail met een link naar de vragenlijst. Ondanks deze persoonlijke uitnodiging blijft het onderzoek anoniem. Survalyzer houdt alleen bij welk e-mailadres het onderzoek heeft beantwoord en welk e-mailadres niet. Dit is handig bij het sturen van een eventuele herinnering. 

Het Kadaster ziet niet wie het onderzoek invult en kan antwoorden niet koppelen aan personen.

Rapportage

Rapportages worden alleen gemaakt op team- en afdelingsniveau. Niet per persoon. En alleen als er binnen een team of afdeling meer dan 5 medewerkers de vragenlijst hebben ingevuld. 

Gegevens zoals leeftijd en de lengte het van dienstverband worden alleen op organisatieniveau gebruikt. Hierdoor is het dus ook niet mogelijk om door een combinatie van gegevens een specifieke werknemer te herkennen.

Ook toelichtingen worden altijd samengevat. Zo zijn ze niet herkenbaar op basis van taalgebruik. Alle gegevens uit het medewerkersonderzoek bewaren we 6 jaar. Daarna wordt alles verwijderd.

Vraag en antwoord algemeen

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met de volgende ontvangers:

  • Dienstverleners zoals de salarisverwerking (Raet), de Arbodienst en het pensioenfonds (ABP).
  • Overheidsinstanties zoals de Belastingdienst, als de wet dat verplicht.
  • De leverancier van de recruitmentsoftware.
  • Een screeningsorganisatie of assessmentbureau, als dat nodig is.

Artikel 32 AVG verplicht ons om te zorgen dat uw gegevens niet verloren gaan, voor de verkeerde doeleinden worden gebruikt of door onbevoegden kunnen worden ingezien.  We beperken de toegang tot uw gegevens tot medewerkers die deze nodig hebben. En we controleren regelmatig of dit nog klopt. We gebruiken beveiligde verbindingen en encryptie bij het verzenden van gegevens.

We beveiligen uw gegevens zorgvuldig tegen verlies en misbruik. Het Kadaster is ISO 27001 gecertificeerd en volgt de richtlijnen van de Baseline Informatiebeveiliging (BIO).

Meer informatie over uw rechten als betrokkene (inzage, rectificatie, wissing et cetera) vindt u op de pagina rechten van betrokkenen. 

Naar de pagina Privacy

 

  • U kunt altijd inzage vragen in de gegevens die wij over u hebben.
  • U kunt deze gegevens laten verbeteren, overdragen of verwijderen.
  • U hebt op grond van de AVG recht op inzicht in hoe het Kadaster uw gegevens verwerkt.

Wilt u weten welke van uw gegevens wij verwerken? Of denk u dat uw gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Kijk dan op de pagina Verklaring rechten van betrokkenen. 

Of vul het formulier uitvragen uitoefeningen rechten in.

De contactgegevens van onze Functionaris Gegevensbescherming en andere informatie over hoe wij met persoonsgegevens omgaan, vindt u in onze algemene privacyverklaring.

Bel met de klantenservice. Dit kan op werkdagen tussen 09.00 en 17.00 uur. U kunt uw vraag ook via het contactformulier stellen.