Voordelen van SYVAS

Nieuw systeem voor het aanbieden van stukken

SYVAS vervangt Web-ELAN en biedt nieuwe mogelijkheden. U kunt hierdoor efficiënter werken, en u beschikt over meer informatie over uw aangeboden stukken. Op deze pagina vindt u alle voordelen op een rij.

Alle voordelen op een rij

Het is praktisch onmogelijk 2 keer hetzelfde verzoek tot inschrijving aan te bieden. Dit vanwege het gebruik van een technische ketenidentificatie stuk in het aanbiedportaal via Mijn Kadaster en in de notariële software.

U kunt met SYVAS geen stukken meer aanbieden met een ongeldig certificaat. Tijdens het aanbieden van uw stuk, ziet u direct dat een certificaat ongeldig is. U ontvangt een Bericht van afkeuring (BVA) waarop dat vermeld staat. 

U krijgt met SYVAS dan ook geen Attendering CRL-melding (ACV) meer na het aanbieden. 
Bij een Certificate Revocation List (CRL)-melding is er sprake van een verzoek dat is ondertekend met een certificaat dat is verlopen of ingetrokken.

Voorheen stuurde u dan een verzoek tot intrekking binnen de daartoe gestelde termijn, of na ontvangst van een VTV een verzoek tot inschrijving tot verbetering. Deze waren ondertekend met een geldig certificaat (met extra kosten en handelingen). 

Met SYVAS reageert u direct met een aangepast verzoek tot inschrijving, ondertekend met geldig certificaat en daartoe zo nodig voorzien van een aangepast equivalentieverklaring.  

Op het ingeschreven stuk staat zichtbaar uw elektronische handtekening. Deze ziet u terug in de linkerbovenhoek van uw afschrift. Op het ingeschreven stuk staat een zegel van de bewaarder. Na inschrijving ziet u deze in de rechterbovenhoek op het inschrijvingsrelaas voorafgaande aan afschrift van uw stuk. Daarmee zijn voetteksten en een verklaring over het gebruikte certificaat en de status niet meer nodig.

Mededelingen zoals het bewijs van ontvangst (BVO) en het bewijs van inschrijving (BVI), over de inschrijving in de Openbare Registers en over bijwerking van de Basisregistratie Kadaster (BRK) zoals een verzoek tot verbetering (VTV), zijn altijd elektronisch ondertekend met een zichtbaar zegel van de bewaarder. Deze vindt u in de rechterbovenhoek van de mededeling.

Met SYVAS kunnen mededelingen direct worden gekoppeld aan het zaakdossier. Voorwaarde is wel dat uw softwareleverancier deze optie aanbiedt. U hoeft deze mededelingen niet meer uit uw mailbox te halen om ze aan het zaakdossier te koppelen. Dat scheelt u werk en voorkomt dat u mogelijk een mededeling mist.

Het is voor een aanbieder bijna onmogelijk om een stuk in een verkeerd register ter inschrijving aan te bieden, doordat bij het ter inschrijving aanbieden het Soort Stuk gekozen dient te worden. In combinatie met de Registeraanduiding is het aanbieden in een verkeerd register praktisch onmogelijk. Denk hierbij aan een hypotheekakte in het register onroerende zaken hypotheken 4.

U kunt met SYVAS veel grotere documenten aanbieden dan in Web-ELAN. De maximale omvang is met SYVAS 25 MB per document/bijlage en 250 MB voor het gehele verzoek, eventueel bestaand uit een verzameling van verzoeken. Hiermee is het mogelijk om in de toekomst bijvoorbeeld 3D-tekeningen toe te voegen.

Er is meer ruimte om bij een ‘verzoek tot inschrijving’ gegevens toe te voegen. Daardoor kunnen wij stukken efficiënter behandelen en kwalitatief beter in de Basisregistratie Kadaster (BRK) verwerken. Dat verhoogt de kwaliteit van de BRK. 

U ontvangt net als nu, een bericht van inschrijving (BVI) na inschrijving van uw stuk. Nieuw is dat de bevestiging van de inschrijving (BVI) bestaat uit een mededeling die is voorzien van het stuk zoals dat is ingeschreven in de openbare registers.

  • Mocht het stuk niet kunnen worden ingeschreven, dan ontvangt u een attendering op niet inschrijving (ANI).
  • Als u het verzoek tot inschrijving niet tijdig intrekt, dan ontvangt u een bericht van weigering (BVW).

Beide mededelingen zijn voorzien van het niet-inschreven stuk. Dit zijn authentieke versies van het (niet-)ingeschreven stuk.

Bij mededelingen, zoals de BVI, ANI en BVW, ontvangt u als aanbieder een authentieke versie van het (niet-)ingeschreven stuk. Bij informatieverstrekking uit het Openbaar Register (via Kadaster Online of via KIK-inzage) kunt u kiezen uit een afdrukversie of een authentieke versie. 

  • De afdrukversie is een doorlopende tekst, die begint met het inschrijvingsrelaas met daarop zichtbaar het zegel van de bewaarder gevolgd door het afschrift van het stuk, bijlage(n) en mee ingeschreven bewijsstuk(ken) die elk voorzien zijn van een zichtbare handtekening van degene die equivalent verklaard heeft. En indien er sprake is van depotstukken die bij het ingeschreven stuk horen, dan volgen deze ook en zijn voorzien van een zichtbare handtekening van degene die het depotstuk ondertekend aangeboden heeft. 
  • De authentieke versie is een versie die lastiger te lezen is. Dit omdat de afzonderlijke delen door u dienen te worden geopend om de inhoud te lezen. De authentieke versie bevat echter wel valideerbare elektronische handtekeningen op elk van de onderdelen (handtekening van degene die het stuk met zijn bijlagen en mee in te schrijven bewijsstukken equivalent verklaarde, of de handtekening van degene die het stuk in depot aangeboden heeft). Het ingeschreven stuk als geheel is op het inschrijvingsrelaas voorzien van een zegel van de bewaarder).

Voor de verzoeken die via SYVAS worden aangeboden ontvangt uw kantoor een factuur met een preciezere opzet. De inschrijvingen wordt per ketenpartner gegroepeerd weergegeven met net als nu een onderverdeling naar akten enerzijds en hypotheken en beslagen anderzijds. Met als bijzonderheden: voor notariskantoren zijn de inschrijvingen gegroepeerd per protocol en per zware waarneming in een vacant protocol en voor gerechtsdeurwaarders per benoemd gerechtsdeurwaarder en per waarneming van een benoemd gerechtsdeurwaarder.

Als verzoeken tot inschrijving via SYVAS worden aangeboden, dan heeft de factuur voor de klant (kantoor) een onderverdeling naar Inschrijvingen per ketenpartner. Daarbinnen is een onderverdeling gemaakt naar akten enerzijds en hypotheken en beslagen anderzijds.

Voorbeelden voor notarissen
NotarisProtocolhouder Mr. J.J. Janssen met 2 protocollen 12345 en 67890 werkend vanuit kantoor Janssen en Janssens Notarissen.

Op de factuur voor kantoor Janssen en Janssens Notarissen staat:

  • Inschrijvingen Mr. J.J. Janssen notarisprotocolhouder 12345 met een totaalbedrag aan het einde voor Mr. J.J. Janssen voor protocol 12345
    • Akten met een subtotaal aan het einde voor de akten vallend onder protocol 12345
    • Hypotheken en beslagen met een subtotaal aan het einde voor hypotheken en beslagen vallend onder protocol 12345
  • Inschrijvingen Mr. J.J. Janssen notarisprotocolhouder 67890 met een totaalbedrag aan het einde voor Mr. J.J. Janssen voor protocol 67890
    • Akten met een subtotaal aan het einde voor akten vallend onder protocol 67890
    • Hypotheken en beslagen met een subtotaal aan het einde voor hypotheken en beslagen vallend onder protocol 67890

Mr. J.J. Janssen is tegelijk ook zware waarnemer in het protocol 24680 van Mr. J.M. Janssens, die werkte vanuit kantoor Janssen en Janssens Notarissen. 

Dan staat op de factuur voor kantoor Janssen en Janssens Notarissen ook nog:

  • Inschrijvingen Mr. J.J. Janssen (zware) waarneming van 24680 met een totaalbedrag aan het einde voor Mr. J.J. Janssen voor (zware) waarneming in protocol 24680
    • Akten met een subtotaal aan het einde voor de akten vallend onder het zwaar waargenomen protocol 24680
    • Hypotheken en beslagen met een subtotaal aan het einde voor hypotheken en beslagen vallend het zwaar waargenomen protocol 24680

Voorbeelden voor gerechtsdeurwaarders
Gerechtsdeurwaarder Mr. J.P. de Jong met KBvG-lidnummer 13579 werkend vanuit kantoor De Jong en Gerards Gerechtsdeurwaarders.

Op de factuur voor kantoor De Jong en Gerards Gerechtsdeurwaarders staat:

  • Inschrijvingen Mr. J.P. de Jong gerechtsdeurwaarder 13579 met een totaalbedrag aan het einde voor Mr. J.P. de Jong
    • Akten met een subtotaal aan het einde voor de akten vallend onder gerechtsdeurwaarder Mr. J.P. de Jong
    • Hypotheken en beslagen met een subtotaal aan het einde voor hypotheken en beslagen vallend onder vallend onder gerechtsdeurwaarder Mr. J.P. de Jong

Mr. J.P. de Jong is tegelijk ook waarnemer van Mr. G.W. Gerards met KBvG-lidnummer 11223, die werkte vanuit kantoor De Jong en Gerards Gerechtsdeurwaarders. 

Dan staat op de factuur voor kantoor De Jong en Gerards Gerechtsdeurwaarders ook nog:

  • Inschrijvingen Mr. J.P. de Jong (zware) waarneming van 11223 met een totaalbedrag aan het einde voor Mr. J.P. de Jong voor (zware) waarneming van KBvG-lid 11223
    • Akten met een subtotaal aan het einde voor de akten vallend onder waargenomen KBvG-lid 11223
    • Hypotheken en beslagen met een subtotaal aan het einde voor hypotheken en beslagen vallend onder waargenomen KBvG-lid 11223

Voorbeeld voor alle andere klanten met verschillende ketenpartners, zoals belastingdeurwaarder bij de Rijksbelastingdienst)
Belastingdeurwaarder Mr. J.G. Groen met ketenpartner identificatie 123 - 1122 werkend voor de Rijksbelastingdienst.

Op de factuur voor de Rijksbelastingdienst staat:

  • Inschrijvingen Mr. J.G. Groen belastingdeurwaarder 123 - 1122 met een totaalbedrag aan het einde voor Mr. J.G. Groen
    • Akten met een subtotaal aan het einde voor de akten vallend onder belastingdeurwaarder Mr. J.G. Groen
    • Hypotheken en beslagen met een subtotaal aan het einde voor hypotheken en beslagen vallend onder vallend onder belastingdeurwaarder Mr. J.G. Groen

Maakt u gebruik van notariële software? Met SYVAS integreert u het aanbieden van verzoeken aan het Kadaster in uw eigen bedrijfsprocessen. U kunt de volgende verzoeken aanbieden:

  • uw verzoeken tot inschrijving
  • uw verzoeken tot intrekking van een verzoek tot inschrijving
  • uw verzoeken tot in depotname 

Ook het ontvangen van mededelingen wordt met SYVAS geïntegreerd in uw eigen bedrijfs-processen. Uw notariële software haalt de mededelingen voor u op en plaatst deze in uw zaakdossier.

Maakt u geen gebruik van notariële software die gekoppeld is aan SYVAS? Dan profiteert u ook van de voordelen van SYVAS. Via Mijn Kadaster kunt u met SYVAS gemakkelijk verzoeken aanbieden en mededelingen ontvangen.

  • U gaat naar Mijn Kadaster om uw verzoeken samen te stellen en het stuk, bijlagen en bewijsstukken te uploaden.
  • U ondertekent in Mijn Kadaster de documenten en het verzoek met uw gekwalificeerd persoonsgebonden (beroeps)certificaat.
  • Daarna biedt u het verzoek aan.

Staan er mededelingen voor u klaar in het aanbiedportaal? Dan krijgt u hierover per e-mail bericht. U kunt de mededelingen zelf koppelen aan uw zaakdossier.

Meer informatie vindt u op de pagina Elektronisch aanbieden van stukken (SYVAS).