Werkwijze controle gegevens Handelsregister

Wanneer een stuk (akte) wordt ingeschreven op grond waarvan een rechtspersoon rechthebbende wordt, moet deze rechtspersoon in de Basisregistratie Kadaster (BRK) worden opgevoerd als rechthebbende. De gegevens van deze rechtspersoon worden dan gecontroleerd met de gegevens die bekend zijn in het Handelsregister. Dit gebeurt  door de in de akte vermelde naam, de zetel, de rechtsvorm en het KvK-nummer op geautomatiseerde wijze te controleren. Deze controle kan alleen plaatsvinden wanneer in de akte het KvK-nummer is opgenomen.

Wat gebeurt er als gegevens overeenkomen?

Wanneer de gegevens in de akte overeen komen met de gegevens in het Handelsregister, wordt ook het KvK- nummer in de BRK opgenomen. In digitale kadastrale uittreksels is het KvK-nummer een hyperlink naar het handelsregister. Kleine verschillen, zoals verschillen in leestekens, worden hierbij genegeerd. 

Wat als de gegevens niet overeenkomen?

Het kan voorkomen dat gegevens in de BRK niet meer actueel zijn. Dit is het geval wanneer de gegevens van de rechtspersoon al zijn gewijzigd in het Handelsregister en deze gegevenswijziging (nog) niet is ingeschreven bij het Kadaster. Denk bijvoorbeeld aan een naamswijziging. Komen de gegevens in de akte niet overeen met de gegevens in het Handelsregister, dan controleren wij of de medewerker van het Kadaster de gegevens juist uit de akte heeft overgenomen. Zijn de gegevens correct uit de akte overgenomen, dan wordt er een Verzoek Tot Verbetering (VTV) aan de notaris gestuurd. Daarin wordt aangegeven welke gegevens in de akte afwijken van de gegevens in het Handelsregister. Er wordt op dat moment geen KvK-nummer in de registratie opgenomen. Wordt een akte ter verbetering ingeschreven, dan vergelijken wij de gegevens in de verbeterakte met de gegevens die zijn opgenomen in het Handelsregister. Komen de gegevens overeen, dan wordt alsnog het KvK-nummer opgenomen in de BRK.

Afwijkende gegevens in Handelsregister bij passeren akte 

Komt u als notaris tot de conclusie dat een gegeven niet juist of onvolledig in het Handelsregister wordt vermeld, dan kunt u een melding doen bij het Handelsregister. Is het gegeven in het Handelsregister nog niet aangepast op het moment van het passeren van de akte? Dan moet u in de akte duidelijk aangeven dat het gegeven in de akte afwijkt van wat er bekend is bij het Handelsregister. Ook moet u aangeven dat u hiervan al een terugmelding heeft gedaan. Is dit duidelijk in de akte vermeld, dan wordt er door het Kadaster geen VTV verstuurd. 

Het Kadaster wil de beschreven werkwijze voor rechtspersonen gaan invoeren op 1 september 2017.

Schematische weergave

Periode Voorgenomen werkwijzen:
1e helft 2017 De in akten (Hyp4) aangeboden verkrijgende NNP's worden voor zover in het Handelsregister bekend gecontroleerd door het Kadaster.
Vanaf 1-9-2017 Van “de verkrijgende rechtspersonen” die in akten (Hyp 4) worden aangeboden en die afwijken van het Handelsregister verstuurt het Kadaster een VTV naar de betreffende notaris.
Vanaf 1-9-2018 Van alle NNP’s die in akten (Hyp 4) voorkomen, zowel verkrijgers als vervreemders en die afwijken van het Handelsregister, verstuurt het Kadaster VTV’s naar de notaris.
Na 2018 Van alle NNP's die in Hyp3 en Hyp4 voorkomen (comparanten) en die afwijken van het Handelsregister verstuurt het Kadaster VTV's naar het notariaat.

Genoemde perioden zijn een schatting, onder voorbehoud.

Voor een uitgebreidere beschrijving van de werking van de koppeling BRK - NHR: Zie JBN dec. 2015-55.

Wetsvoorstel

Er is een wetsvoorstel in behandeling voor wijziging van artikel 18 Kadasterwet. Wanneer dit voorstel wordt aangenomen, moet als een rechtspersoon in een notariële akte als partij voorkomt, ook een KvK-nummer in de notariële akte verplicht vermeld worden.

Vragen?

Heeft u nog vragen? Neem dan contact op. U vindt onze contactgegevens op de pagina Meldpunt Notariaat.