Product Web-ELAN

Stukken voor de openbare registers elektronisch aanleveren. Dat is voordeliger én het gaat sneller dan aanbieden op papier.

Beschrijving

Notarissen, advocaten, gerechtsdeurwaarders, belastingdeurwaarders en overheden kunnen in te schrijven stukken elektronisch aanleveren. Wie een abonnement op Mijn Kadaster heeft, kan hiervoor gratis gebruik maken van Web-ELAN. Indien beschikbaar kunnen notarissen hiervoor ook gebruik maken van een applicatie, aangeboden door hun softwareleverancier.

Voordelen van elektronisch aanleveren

Voor stukken die op papier ter inschrijving worden aangeboden, brengt het Kadaster een extra bedrag in rekening. Dat maakt elektronisch aanbieden voordeliger dan aanbieden op papier. Andere voordelen zijn:

  • Wij sturen binnen 2 uur na ontvangst van het verzoek tot inschrijving per e-mail een bewijs van ontvangst (BVO).
  • Als het stuk is ingeschreven, sturen wij u per e-mail direct een bewijs van inschrijving (BVI).
  • Wie van het Kadaster een 'attendering tot niet inschrijving' (ANI) krijgt, kan het stuk met een digitaal verzoek direct intrekken. Na ontvangst van dit verzoek versturen wij direct een bevestiging tot intrekking (BVIN).

Elektronisch aanleveren, wat hebt u daarvoor nodig?

Ieder stuk dat elektronisch aangeleverd wordt, moet ondertekend worden met een gekwalificeerde digitale handtekening. Deze digitale handtekening is voorzien van een certificaat. U kunt een digitale handtekening inclusief certificaat aanvragen bij een aantal specifieke bedrijven. Een overzicht van deze bedrijven vindt u op de website van Logius.

Kies het juiste certificaat

U kunt kiezen tussen een persoonsgebonden beroepscertificaat en een persoonsgebonden certificaat waarbij het beroep niet wordt vermeld. Let er bij het aanvragen op dat u voor het juiste type certificaat kiest. Controleer ook op welke manier uw gegevens worden opgenomen in het certificaat. Diezelfde gegevens dienen namelijk ook vermeld te worden in de te plaatsen equivalentieverklaring. Het komt met enige regelmaat voor dat door het aangaan van een huwelijk of geregistreerd partnerschap het gebruik van de achternaam wijzigt, ook in de equivalentieverklaring. Dit heeft tot gevolg dat het certificaat en de equivalentieverklaring niet meer overeenkomen, hetgeen tot een verbeterverzoek van uw in te schrijven stuk zal leiden.

Persoonsgebonden beroepscertificaat

Gebruikt u de handtekening/het certificaat in het kader van uw beroep en is dit een zogenaamd erkend beroep? Kies dan voor een persoonsgebonden beroepscertificaat. Voordeel van dit type certificaat is dat u zich slechts eenmalig bij het Kadaster hoeft aan te melden voor het aanleveren van stukken. Een notaris, gerechtsdeurwaarder en belastingdeurwaarder behoren tot de groep van erkende beroepen. Of het beroep dat u uitoefent ook een erkend beroep is, vindt u in het progamma van eisen op de website van Logius. Komt uw beroep niet voor op deze lijst, dan komt u niet voor een beroepscertificaat in aanmerking en vraagt u een persoonsgebonden certificaat aan.

Persoonsgebonden certificaat

Oefent u een beroep uit dat niet voorkomt op de lijst met erkende beroepen? Dan dient u een persoonsgebonden certificaat te gebruiken voor het aanleveren van stukken. Nadeel van dit certificaat is dat u periodiek documenten moet overleggen waaruit blijkt dat u op dat moment bevoegd bent om de in te schrijven stukken te ondertekenen. Denk aan een verklaring van uw werkgever dat u op het moment van ondertekening in dienst bent van deze werkgever en – wanneer van toepassing – tuchtrechtelijk niet bent geschorst of uit uw ambt gezet. 

Meer informatie over digitale certificaten vindt u op de website van Logius.

Daarnaast is het noodzakelijk dat u:

  • het 'Aanmeldformulier elektronisch aanbieden van stukken' invult en opstuurt naar het Kadaster. Dat doet u voor uzelf en voor uw kantoor. U vindt het aanmeldingsformulier bij het tabblad 'Formulieren'.
  • een applicatie hebt waarmee u verzoeken en bijbehorende stukken digitaal bij het Kadaster ter inschrijving kunt aanbieden. Web-ELAN kunt u downloaden via Mijn Kadaster > Stuk aanleveren.
  • een systeem hebt dat voldoet aan bepaalde vereisten. Als u gebruik maakt van Web-ELAN dan vindt u deze vereisten in de 'Installatie- en gebruikershandleiding Elektronisch aanleveren' bij het tabblad 'Documentatie'.
  • de gegevens van uw digitale handtekening bekend maakt aan het Kadaster. Meer informatie vindt u bij het tabblad 'Digitale handtekening'

Opmaak van stukken

Stukken die u elektronisch aanlevert, moeten aan 2 voorwaarden voldoen:

Equivalentieverklaring

Voor elk stuk dat elektronisch ter inschrijving wordt aangeboden, moet de aanbieder verklaren dat het digitale stuk gelijkwaardig is aan het origineel. Het Kadaster noemt dat een equivalentieverklaring. In die verklaring is opgenomen:

  • de naam
  • de voornamen
  • de benaming van het ambt
  • de woonplaats
  • het adres van de ondertekenaar (van belang bij de ondertekening door een gemeentefunctionaris)

Voor notarissen, griffiers, gerechtsdeurwaarders en advocaten/procureurs geldt dat ze, in plaats van de benaming van het ambt, de woonplaats en het adres, in de equivalentieverklaring de hoedanigheid en de standplaats of vestigingsplaats op kunnen nemen.

Een equivalentieverklaring wordt getekend met de digitale handtekening. Conform artikel 11b, lid 1 van de Kadasterwet ziet de verklaring er als volgt uit:

Ondergetekende, mr. ……., notaris te ……., verklaart dat dit afschrift inhoudelijk een volledige en juiste weergave is van de inhoud van het stuk waarvan het een afschrift is.

Pdf-bestand op A4-formaat

Het stuk en de eventuele bijlagen en bewijsstukken moeten als pdf-bestand op A4-formaat aangeleverd worden. Een bijlage of bewijsstuk mag een groter formaat hebben. Bij stukken in het kader van KIK kunt u daarnaast nog bijlagen in XML-formaat aanleveren.

Een overzicht van eisen waaraan het stuk moet voldoen, vindt u in de 'Technische handleiding elektronisch aanleveren' bij het tabblad 'Documentatie'.

Aanmelden

Meld u aan voor het elektronisch aanbieden met het 'Aanmeldformulier elektronisch aanbieden van stukken'.

U kunt dit formulier alleen verzenden door het te bevestigen met behulp van uw DigiD.  

Wijzigingen doorgeven

Wilt u een of meerdere wijzigingen in uw gegevens doorgeven? Maak dan gebruik van het formulier 'Wijzigen gegevens voor elektronisch aanbieden stukken'

Digitale handtekening

Om uw inschrijvingsberichten te kunnen accepteren, moeten de gegevens van uw digitale handtekening bij het Kadaster bekend zijn.

Beschikt u inmiddels over een applicatie, zoals Web-ELAN versie 2.9 of hoger, waarmee u verzoeken en bijbehorende stukken digitaal ter inschrijving aanbiedt? Dan kunt u de gegevens van uw digitale handtekening met behulp van die applicatie per e-mail naar ons toesturen. 

Dit werkt als volgt: 
1. Start de Web-ELAN of andere applicatie
2. Start 'Aanmelden certificaat' via het scherm 'Instellingen'
3. Zet uw handtekening met het nieuwe certificaat
4. De gegevens worden automatisch naar het Kadaster gestuurd
 
Als u bovenstaande stappen goed hebt doorlopen, ontvangt u een ontvangstbevestiging per e-mail. Zodra wij de gegevens van uw nieuwe certificaat verwerkt hebben krijgt u hiervan bericht (meestal binnen 3 dagen). Vanaf dat moment kunt u uw digitale handtekening voor het ondertekenen van stukken gaan gebruiken.

Klantervaring

TeRecht Deurwaarders is overgegaan op het digitaal aanleveren en doorhalen van beslagen via Web-ELAN. "Met de digitale mogelijkheden die het Kadaster biedt, kunnen we nog beter inspelen op de eisen die aan het vak van een deurwaarder worden gesteld."

Lees de volledige klantervaring uit Terzake magazine