Elektronisch aanbieden van stukken (Web-ELAN)

Voordeliger en sneller stukken aanleveren

Bij het Kadaster kunt u stukken voor de openbare registers elektronisch aanleveren. Dat is voordeliger én het gaat sneller dan aanbieden op papier.

Voordelen elektronisch aanbieden:

  • geen extra kosten voor het aanbieden van de stukken
  • na ontvangst van het verzoek ontvangt u op korte termijn een bewijs van ontvangst (BVO)
  • bewijs van inschrijving (BVI) als het stuk is ingeschreven
  • eventueel een 'attendering tot niet inschrijving' (ANI)
  • bevestiging tot intrekking (BVIN)  als u het stuk met een digitaal verzoek meteen intrekt

Aanmelden voor aanleveren

Voordat u elektronisch stukken kunt aanleveren, moet u zich daar eerst voor aanmelden. Gebruik hiervoor het formulier Aanmelden elektronisch aanbieden.  

Web-ELAN

Als u een abonnement op Mijn Kadaster heeft, kunt u gratis gebruikmaken van Web-ELAN om stukken elektronisch aan te bieden.

Aanmelden Web-ELAN kosteloos

  • gratis gebruik van de applicatie
  • eenvoudig downloaden in Mijn Kadaster
Naar Aanmelden Web-ELAN

Nodig voor elektronisch aanbieden

Bij het aanbieden van elektronische stukken hebt u een certificaat nodig. Er zijn 2 typen certificaten. Welk certificaat u nodig hebt, hangt af van uw beroep.

  • Persoonsgebonden beroepscertificaat
    Dit certificaat is voor zogenaamde erkende beroepen, zoals notaris, gerechtsdeurwaarder en belastingdeurwaarder. Of het beroep dat u uitoefent ook een erkend beroep is, vindt u in het programma van eisen op de site van Logius.

  • Persoonsgebonden certificaat
    Dit certificaat is voor beroepen die niet voorkomen op de lijst met erkende beroepen. Samen met dit certificaat moet u regelmatig documenten laten zien waaruit blijkt dat u op het moment van ondertekening in dienst bent van deze werkgever. Ook moet u aantonen dat u tuchtrechtelijk niet bent geschorst of uit uw ambt gezet, voor beroepen waar dat van toepassing is.

Voor elk stuk dat u elektronisch ter inschrijving aanbiedt, moet u verklaren dat het digitale stuk gelijkwaardig is aan het origineel. Dit doet u door middel van een equivalentieverklaring:

Ondergetekende, mr. ……., notaris te ……., verklaart dat dit afschrift inhoudelijk een volledige en juiste weergave is van de inhoud van het stuk waarvan het een afschrift is.

Deze verklaring geldt voor een notaris, griffier, gerechtsdeurwaarder, advocaat of procureur. Bent u gemeentefunctionaris, dan neemt u in plaats van uw standplaats of vestigingsplaats uw adres en woonplaats op. 

U tekent de equivalentieverklaring met de digitale handtekening. 

Houdt er rekening mee dat de gegevens in een certificaat hetzelfde moeten zijn als in de equivalentieverklaring. Als daar iets wijzigt, moet u dat ook laten aanpassen in de certificaten. Dit is bijvoorbeeld het geval als iemand door een huwelijk of geregistreerd partnerschap zijn of haar achternaam wijzigt. Wilt u een of meerdere wijzigingen in uw gegevens doorgeven? Maak dan gebruik van het formulier Wijzigen gegevens voor elektronisch aanbieden stukken.

Om uw inschrijvingsberichten te kunnen accepteren, moeten de gegevens van uw digitale handtekening bij het Kadaster bekend zijn. Biedt u de stukken digitaal aan ter inschrijving met een applicatie, zoals Web-ELAN versie 2.9 of hoger? Dan kunt u die applicatie gebruiken om de gegevens van uw digitale handtekening per e-mail naar ons toe te sturen. De gegevens worden automatisch naar het Kadaster gestuurd. U ontvangt daarna per e-mail een ontvangstbevestiging. Zodra wij de gegevens van uw nieuwe certificaat verwerkt hebben krijgt u hiervan bericht (meestal binnen 3 dagen). Vanaf dat moment kunt u uw digitale handtekening voor het ondertekenen van stukken gaan gebruiken.

Lever het stuk en de eventuele bijlagen en bewijsstukken aan als pdf-bestand. Doe dit voor het stuk in A4-formaat. Een bijlage of bewijsstuk mag een groter formaat hebben. Als u een akte inschrijft met behulp van KIK-akten, moet u bijlagen in XML-formaat aanleveren. Een overzicht van eisen waaraan het stuk en de bijlagen of bewijsstukken moeten voldoen, vindt u in de technische handleiding elektronisch aanleveren

Vraag en antwoord

Van het Kadaster krijgt u meteen een bewijs van ontvangst als u iets verstuurd heeft. Dit kan een BVO (bewijs van ontvangst), bewijs van inschrijving (BVI) of bevestiging tot intrekking (BVIN) zijn. Voor de ondertekening van deze documenten gebruikt de bewaarder een zegelcertificaat die geleverd wordt Digidentity. Als u het root-certificaat van Digidentity nog niet heeft gedownload en toegevoegd aan uw systeem, krijgt u de foutmelding “Er zijn problemen opgetreden met de handtekening”. Uw stukken zijn wel gewoon ingediend. Lees meer over Digidentity op de pagina Documentatie Web-Elan

Als een stuk in de openbare registers is opgenomen maar niet goed is verwerkt, kunt u een verzoek tot herstel indienen. In het formulier Klacht indienen vinkt u in stap 2 de optie ‘Ik meen dat het Kadaster de gegevens in de Basisregistratie Kadaster niet goed heeft gewerkt’ aan. Ga naar het formulier Klacht indienen.

Hebt u een vraag waarop u het antwoord niet kon vinden? Neem dan contact op met het Meldpunt Notariaat op telefoonnummer 088 - 183 35 00. Onze medewerkers zijn u op werkdagen van 9.00 tot 17.00 uur graag van dienst. Of stel uw vraag direct via het contactformulier