Stap 3: eind 2018

Afspraken maken met leveranciers over applicatie en moment van migratie

Om te voldoen aan de gewijzigde wet- en regelgeving van de BAG is aangepaste software voor het bijhouden van de BAG nodig. Als bronhouder kunt u kiezen tussen een upgrade van de bestaande software of een aanbesteding voor de aanschaf van software van een andere leverancier. U moet hierover zelf een afweging maken. Daarbij zullen zaken als contractduur, opzegtermijnen, tariefstelling en tevredenheid over de leverancier een rol spelen. Deze afweging moet uiteindelijk resulteren in een opdracht tot levering van vernieuwde BAG 2.0 software.

Naast vernieuwde software is het ook noodzakelijk om de in de gemeentelijke BAG-registratie opgenomen gegevens te migreren naar gegevens die voldoen aan de vereisten in de Catalogus BAG 2018. Denk hierbij aan technische migratie van bepaalde gegevens in de database naar een ander formaat, zoals langere brondocumentnummers, en het toevoegen van de mogelijkheid om individuele gegevens attributen in onderzoek te plaatsen in plaats van volledige objecten. Ook voor deze migratie moet een opdracht worden verstrekt.

Onderdeel van de opdrachtverlening is om samen met de leverancier het tijdstip van migratie vast te stellen.. Leveranciers kunnen immers niet alle gemeenten tegelijkertijd migreren. Om een zorgvuldige aansluiting van gemeentelijke BAG-registraties aan de vernieuwde LV BAG te garanderen, is een geleidelijke overgang van gemeenten gewenst.

Het is de bedoeling dat eind 2018 voor elke leverancier één of twee koploper-gemeenten de migratie doormaken. De overige gemeenten zullen dan verspreid over 2019 migreren. Eind 2019 zijn alle gemeenten gemigreerd en wordt de overgangsperiode afgesloten.

Voorbereiden binnengemeentelijke processen

Na ingebruikname van de vernieuwde BAG 2.0 software gaat de verwerking van bepaalde mutaties in de BAG op een andere wijze verlopen. Dat speelt onder meer bij het verwerken van mutaties als gevolg van verbouwingen en wijzigingen in openbare ruimten (zie het wijzigingenoverzicht gebeurtenisbeschrijving (dit document volgt). Als BAG-beheerder moet u uw werkprocessen hierop aanpassen.

De processen worden in de praktijk vaak beschreven in een gemeentelijk processenhandboek of een procesbeschrijving. Deze beschrijvingen moet u aan de hand van het document gebeurtenisbeschrijving BAG 2018 bijwerken. Ook moet u medewerkers die deze werkprocessen uitvoeren informeren over concrete veranderingen. U bouwt hierbij voort op de in de eerdere stap uitgevoerde eerste verkenning. Het aanpassen van de werkprocessen rondt u af voordat de technische migratie gaat beginnen. Daarnaast is het belangrijk om in deze fase nogmaals met de belangrijkste binnengemeentelijke gebruikers te overleggen. Zijn zij ook voorbereid op de aanstaande veranderingen?

Oplossen van verschillen tussen de BAG registratie en de LV BAG

Om de migratie van de gemeentelijke BAG-registratie op een succesvolle wijze te kunnen uitvoeren, is het belangrijk dat er geen verschillen meer bestaan tussen de gemeentelijke BAG-registratie en de LV BAG. Deze verschillen kunnen bijvoorbeeld zijn ontstaan tijdens de invoering van de BAG of door technische problemen in de afgelopen jaren. Wat precies de bedoeling is bij het oplossen van de verschillen, wordt op een later moment beschreven in een handreiking ‘oplossen verschillen’.

Naar stap 4: 2018/2019 

Terug naar stap 2: vanaf 1 juli 2018