Stap 1C: werkafspraken maken

Werkafspraken maken over aanpassing binnengemeentelijke processen

Door de wijzigingen in de wet- en regelgeving moeten een aantal binnengemeentelijke processen worden aangepast. Een deel van deze wijzigingen geldt direct vanaf 1 juli 2018. Een ander deel van de wijzigingen kan pas worden ingevoerd als vernieuwde BAG 2.0 software in gebruik wordt genomen.

In deze stap gaat u aan de gang met de voorbereiding van deze aanpassingen. Voor de korte termijn gaat het  om het aanpassen van de werkinstructies voor het meten van de gebruiksoppervlakte van verblijfsobjecten. Daarnaast komt er een werkafspraak voor de beheerders van de BGT om ervoor te zorgen dat de BAG en BGT op elkaar blijven aansluiten.

Tenslotte is dit ook het moment om in overleg te treden met de binnengemeentelijke gebruikers van de BAG over de wijzigingen die er aan komen.

Het maken van werkafspraken over de aanpassing van processen binnen de gemeente bestaat  uit de volgende stappen:

  1. Vanaf 1 juli 2018 wordt voor het meten van de gebruiksoppervlakte volgens NEN-2580 gebruik gemaakt van de vernieuwde Meetinstructie 2018 voor bepalen van de Gebruiksoppervlakte. Bekijk de Meetinstructies gebruiksoppervlakte en inhoud (website Waarderingskamer). Hierdoor ontstaat een betere afstemming op de WOZ.

    Degenen die zich bezighouden met het bepalen van de gebruiksoppervlakte van verblijfsobjecten, moeten deze meetinstructies doornemen en bepalen wat dit betekent voor hun werkzaamheden.

    Wordt dit uitgevoerd door een andere afdeling binnen de gemeente of een samenwerkingsverband? Dan is het belangrijk om als BAG-beheerder daar afspraken over te maken.

  2. Bepaalde objecten (zoals schuren en windturbines) hoefden volgens het objectenhandboek in de BAG niet afgebakend te worden als pand. Vanaf 1 juli 2018 gelden de generieke pandafbakeningsregels van de Catalogus BAG 2018. Daardoor moeten deze objecten bij nieuwe mutaties en bij terugmeldingen wel in de BAG worden opgenomen. Sommige van deze objecten kennen in de BGT nu nog een andere classificatie.

    Om synchroniciteit van BAG en BGT te borgen en tegelijkertijd informatieverlies in de BGT te voorkomen, is een werkafspraak voor de bijhouding van de BGT opgesteld. Dit document volgt nog.
    De essentie van de werkafspraak is dat enkele objecten in een beperkte periode dubbel in de BGT worden geregistreerd. De werkinstructie is vooral bedoeld voor de beheerders van de BGT. Als BAG-beheerder wordt u geadviseerd om kennis te nemen van de werkinstructie en na te gaan of de beheerders van de BGT voldoende op de hoogte zijn van deze werkafspraak.

  3. Vanaf het moment dat de vernieuwde BAG 2.0 software in gebruik wordt genomen, krijgt u als BAG-beheerder te maken met een aantal nieuwe statussen bij het optreden van bepaalde gebeurtenissen. In deze fase is het goed om alvast na te gaan wat dit gaat betekenen voor uw werkprocessen. Dat is vooral van belang als het doorgeven van statusovergangen door andere afdelingen wordt uitgevoerd.

    Het is dan zinvol om alvast te bekijken wat er moet gebeuren om de processen daar op aan te passen. Hiervoor kunt u gebruik maken van de door Kadaster en VNG Realisatie opgestelde document gebeurtenisbeschrijving BAG 2018. Er volgt een wijzigingenoverzicht gebeurtenisbeschrijving van de verschillen met het te vervallen processenhandboek BAG.

  4. De invoering van de vernieuwde BAG 2.0 software later in het traject, heeft ook gevolgen voor binnengemeentelijke gebruikers die rechtstreeks gegevens betrekken vanuit de BAG-applicatie. Meestal zijn dat in ieder geval de Basisregistratie Personen (BRP), de WOZ-administratie en het gegevensmagazijn. Ook kan het gevolgen hebben voor gegevensdistributie-software. De door hen gebruikte applicaties moeten mogelijk beperkt worden aangepast om de veranderingen in de BAG te kunnen verwerken.

    Voor de uitwisseling van gegevens worden door VNG Realisatie ten behoeve van de leveranciers aangepaste binnengemeentelijke koppelvlakbeschrijvingen opgeleverd. Het is goed om in deze fase alvast in overleg te treden met de afnemers die dit raakt. Daarbij kan aan hen worden toegelicht wat de veranderingen in de BAG inhouden en kan worden besproken wat dit eventueel betekent voor de processen van deze afnemers. Ook moeten op een bepaald moment met hen afspraken worden gemaakt over de planning van de overgang naar de vernieuwde BAG 2.0 software. Updates van door de binnengemeentelijke afnemers gebruikte software, moeten daar immers (indien nodig) op worden afgestemd.

Naar stap 2: vanaf juli 2018

Terug naar stap 1B: voorbereiden