"Proactieve KIK-ondersteuning van het Kadaster was nuttig"

Om goed bij te kunnen blijven in het huidige digitale tijdperk, startte notariskantoor Grafhorst notarissen ongeveer een jaar geleden met Ketenintegratie Inschrijving Kadaster (KIK). De implementatie ging snel, maar niet altijd zonder slag of stoot. Gelukkig bood het Kadaster assistentie, in de vorm van het KIK/AGO-team.  

Duidelijke startdatum

"Het principe van KIK spreekt ons enorm aan", vertelt Johan Agterberg van Grafhorst notarissen uit Utrecht. "Het is helemaal niet logisch in deze tijd om elkaar dingen toe te sturen en die vervolgens opnieuw te moeten invoeren." Ook de lagere tarieven waren aantrekkelijk. Iets waar hun klanten ook direct van profiteren. Bijna een jaar geleden ging het notariskantoor daarom met KIK aan de slag. Meteen ging het hele kantoor over. Er werd een duidelijke startdatum gekozen. "Vanaf die dag moest elke akte die met KIK gemaakt kon worden, met KIK worden gemaakt", vertelt Agterberg. "Dat hebben we onder andere gedaan door oude modellen niet meer beschikbaar te stellen. Dat vergde wel wat extra moeite, maar doordat iedereen als het ware 'gedwongen' werd om ermee te werken, ging de implementatie in onze organisatie snel."

Aanspreekpunt

Agterberg zelf fungeerde als vraagbaak. "Dat was in de praktijk erg belangrijk. Zorgen dat iemand die vastloopt met een akte, snel verder wordt geholpen. En de oplossingen voor problemen delen met andere medewerkers. Dus had ik me van tevoren goed ingelezen in de mogelijkheden en overlegd met de softwareontwikkelaar over wat wel niet kan. Soms was het wel een beetje 'trial and error'."

Tips van het KIK/AGO-team

Toen het kantoor een tijdje op weg was, kwam het KIK/AGO-team langs om de akten te analyseren en hen van tips te voorzien. "Deze ondersteuning was zeker nuttig. We konden inhoudelijk op situaties ingaan waar we zelf niet uitkwamen. Situaties waarin medewerkers er toch nog voor kozen een akte niet-KIK aan te bieden. Daardoor weten we nu ook hoe we met deze uitzonderingsgevallen moeten omgaan." Inmiddels is het maken van KIK-akten een dagelijkse bezigheid. "Natuurlijk valt er nog veel te verbeteren. Onder andere de mogelijkheden voor de lay-out en tekstmodellen. Zodat de aktes er op papier ook netjes uitzien. Dat is voor ons echt heel belangrijk."