Stand van zaken machine-leesbaarheid stukken SYVAS
Uit vragen blijkt dat de eis van machine-leesbaarheid van stukken die notarissen aanbieden aan het Kadaster, niet duidelijk is. In dit bericht leest u wat op dit moment de regels zijn.
Met dit gezamenlijke bericht van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) en het Kadaster willen we de onduidelijkheid verhelpen. De KNB en het Kadaster zijn ook in gesprek over hoe de machine-leesbaarheid van stukken in de hele vastgoedketen verbeterd kan worden.
Reguliere stukken moeten machine-leesbaar zijn
Alle reguliere stukken moeten machine-leesbaar zijn. Dit geldt dus niet voor bijlagen of stukken van derden. Deze eis geldt al vanaf de ingebruikname van SYVAS en blijft van kracht. Minder dan 1 op de 1000 stukken valt hier nu op uit. Het Kadaster krijgt hier nauwelijks nog vragen over binnen.
Stukken met plaatjes worden afgekeurd
Bij het omzetten van reguliere stukken naar pdf-formaat ontstaan soms kleine, niet machine-leesbare stukjes in de tekst (plaatjes). Dat komt bijvoorbeeld voor bij het gebruik van specifieke tekens in een tekst, bijvoorbeeld een ‘gulden-teken’, die door de omzetting naar het pdf-formaat worden geconverteerd naar een plaatje. Hier wordt een regulier stuk nu op afgekeurd.
Het Kadaster is met KNB hierover in gesprek. En onderzoekt de mogelijkheid om deze niet-machine-leesbare lettertekens toch te accepteren waarbij het stuk machine-leesbaar blijft.
Niet-reguliere stukken hoeven nog niet machine-leesbaar te zijn
Bij bijzondere stukken zoals ‘stukken van derden’ of ‘teboekstelling schepen’ en bijlagen, geldt de eis van machine-leesbaarheid voorlopig niet. Het Kadaster zet deze documenten zelf om naar een machine-leesbare versie en controleert op afgeschermde personen. Deze door het Kadaster omgezette documenten worden niet opgenomen in de openbare registers. Dat kan alleen met stukken aangeboden door de notaris.
Wat is machine-leesbaar
We spreken bij machine-leesbaar ook van tekst-pdf’s of OCR (Optical character recognition of optische tekenherkenning). Een uitleg over het machine-leesbaar maken van een document, staat in de instructievideo Een bestand omzetten naar tekst-pdf.
Waarom moeten stukken machine-leesbaar zijn
Het Kadaster moet stukken en bijlagen kunnen controleren op namen van afgeschermde personen. Ook zorgt machine-leesbare tekst voor een soepel verwerkingsproces. Waardoor de verwerking op onderdelen sneller en zonder typefouten kan plaatsvinden.
Vragen
- Hebt u vragen over dit onderwerp? Veel antwoorden vindt u op de pagina Vraag en antwoord SYVAS.
- U kunt ook contact opnemen met de klantenservice Inschrijving en Registratie op telefoonnummer 088 - 183 35 00. Onze medewerkers zijn u op werkdagen van 9.00 tot 17.00 uur graag van dienst. Of stel uw vraag direct via het contactformulier.