Relatiemiddag notariaat: ‘Informatief en waardevol’

3 verhelderende workshops

De middag ging van start met een welkom door hoofdbewaarder Ruben Roes. Hij besprak de thema’s waar het Kadaster nu mee bezig is. Bijvoorbeeld uitdagingen in IT. Hoe houden we ons systeem robuust en alle gegevens veilig? Maar het ging ook over privacy en het omgaan met persoonsgegevens. Daarna gingen de deelnemers in 3 groepen uiteen om 3 korte workshops te volgen.  

Inzicht krijgen in akteverwerking

Wat gebeurt er met akten zodra ze bij ons binnenkomen? Dat was de centrale vraag in de 1e workshop. Erco: “Veel deelnemers wisten niet hoeveel werk het kost om bij ons een akte verwerken. Of tenminste, een niet-KIK-akte. Nu zagen ze hoe het systeem werkt. En waarom een akte inschrijven kost wat het kost. Verder hadden we een interessant gesprek over het vinden van personeel. Goede mensen in dienst nemen, opleiden en behouden. Dat is zowel binnen het notariaat als binnen het Kadaster een uitdaging.”

Alles weten over landmeten

Buiten op de parkeerplaats volgden gasten een workshop landmeten. “Daar ontstond ook een gesprek over de Voorlopige Kadastrale Grenzen (VKG). Vooraf definitieve grenzen vormen en inmeten kost 20 werkdagen. Maar met VKG kan dat wel 12 tot 18 maanden duren. Bijvoorbeeld bij de aanleg van een nieuwbouwwijk. Een aantal deelnemers vroeg waarom dat zoveel tijd kost.”

Meten zodra een perceel meetrijp is

Een logische vraag, vindt Erco. Maar vaak kan het best sneller. “In de 1e plaats kunnen notarissen of betrokken partijen al veel eerder bellen als het perceel klaar is om definitief te worden ingemeten. Meetrijp, noemen we dat. Er waren meteen al deelnemers die zich voornamen vaker en sneller contact met ons op te nemen.” 

Overeenkomst tussen akte en veld

“In de 2e plaats is het belangrijk dat wat in de akte wordt benoemd, ook in het veld wordt aangewezen. Anders leidt dit tot een Verzoek tot Verbetering Achteraf (VVA), want de akte en de werkelijkheid moeten gelijk zijn. Het kan dus geld en tijd schelen om dat vooraf al goed met de betrokken partijen af te spreken.”

Op bezoek bij de bewaarder

In de 3e workshop kregen deelnemers meer inzicht in het werk van de bewaarder. En we hadden het over Verzoeken tot Verbetering (VTV’s) en Attenderingen op Niet Inschrijving (ANI’s). Hoe kun je die het beste voorkomen? 

Fouten ondervangen in software

“Eigenlijk gaat het in de meeste gevallen goed”, vertelt Erco. “Maar er zijn manieren om ze helemaal te voorkomen. En door de gesprekken met de notarissen, ga ik nu kijken of wij het ook wat makkelijker kunnen maken. Ik ben ook relatiemanager voor de leveranciers van notariële software. Sommige fouten kunnen al in de software ondervangen worden. Bijvoorbeeld bij het ontbreken van een equivalentieverklaring. Dat ga ik met hen bespreken.”

Leren van elkaar

Na afloop van de workshops ging het gesprek gezellig verder bij de borrel. Erco: “Ik hoorde van veel deelnemers dat ze het waardevol, informatief en verbindend vonden. En dat vonden wij zelf ook. Ik heb zelf ook veel nieuwe inzichten opgedaan over wat wij aan de kant van het Kadaster nog kunnen verbeteren. En waar de notariskantoren behoefte aan hebben.”

Afscheid van Tonnie Peters

Verder was er veel lof voor relatiemanager Tonnie Peters. Die neemt binnenkort afscheid, na 49 jaar bij het Kadaster. “Dat is voor de notarissen met wie hij werkt wel jammer. Hij kwam bij veel van hen al jaren over de vloer.”  En dus was er een uitgebreid dankwoord voor Tonnie. En natuurlijk ook een bijzonder cadeau: “Hij kreeg zijn eigen, originele sollicitatiebrief in een lijstje. Met de hand geschreven nog, in oktober 1975. Dat bewijst maar weer dat we bij het Kadaster dingen best goed kunnen bewaren.”

Meer informatie

• Wilt u meer weten over onze werkzaamheden? Kijk dan op de Startpagina notariaat. 
• Of neem contact met ons op. U bereikt ons op telefoonnummer 088 – 183 3500 of via het contactformulier.
• Een complexe juridische vraag? Daarvoor belt u met de Bewaarderstelefoon. Meer informatie vindt u op de pagina Bewaarderstelefoon.