Web-ELAN

Web-ELAN
Stukken voor de openbare registers elektronisch aanleveren is voordeliger én het gaat sneller dan aanbieden op papier.

Beschrijving

Notarissen, advocaten, gerechtsdeurwaarders, belastingdeurwaarders en overheden kunnen in te schrijven stukken elektronisch aanleveren. Wie een abonnement op Mijn Kadaster heeft, kan hiervoor gratis gebruik maken van Web-ELAN. Indien beschikbaar kunnen notarissen hiervoor ook gebruik maken van een applicatie, aangeboden door hun softwareleverancier.

Voordelen van elektronisch aanleveren

Voor stukken die op papier ter inschrijving worden aangeboden, brengt het Kadaster een extra bedrag in rekening. Dat maakt dat elektronisch aanbieden voordeliger is dan aanbieden op papier. Andere voordelen zijn:

  • Het Kadaster stuurt u binnen 2 uur na ontvangst van het verzoek tot inschrijving per e-mail een bewijs van ontvangst (BVO).
  • Als het stuk is ingeschreven, stuurt het Kadaster u per e-mail direct een bewijs van inschrijving (BVI).
  • Wie van het Kadaster een 'attendering tot niet inschrijving' (ANI) krijgt, kan het stuk met een digitaal verzoek direct intrekken. Na ontvangst van dit verzoek verstuurt het Kadaster direct een bevestiging tot intrekking (BVIN).

Elektronisch aanleveren, wat hebt u daarvoor nodig?

Ieder stuk dat elektronisch aangeleverd wordt, moet ondertekend worden met een gekwalificeerde digitale handtekening. Een gekwalificeerde digitale handtekening heeft dezelfde bewijskracht als een handgeschreven handtekening. Voor het zetten van die handtekening hebt u een persoonsgebonden digitaal certificaat nodig.

Meer informatie over digitale certificaten vindt u op de website van Logius.

Daarnaast is het noodzakelijk dat u:

  • het 'aanmeldingsformulier Web-ELAN' invult en opstuurt naar het Kadaster. Dat doet u voor uzelf en voor uw kantoor. U vindt het aanmeldingsformulier bij het tabblad 'Formulieren'.
  • een applicatie hebt waarmee u verzoeken en bijbehorende stukken digitaal bij het Kadaster ter inschrijving kunt aanbieden. Web-ELAN kunt u downloaden via Mijn Kadaster > Stuk aanleveren.
  • een systeem hebt dat voldoet aan bepaalde vereisten. Als u gebruik maakt van Web-ELAN dan vindt u deze vereisten in de 'Installatie- en gebruikershandleiding Elektronisch aanleveren' bij het tabblad 'Documentatie'.
  • de gegevens van uw digitale handtekening bekend maakt aan het Kadaster. Meer informatie vindt u bij het tabblad 'Digitale handtekening'

Opmaak van stukken

Stukken die u elektronisch aanlevert, moeten aan 2 voorwaarden voldoen:

Equivalentieverklaring

Voor elk stuk dat elektronisch ter inschrijving wordt aangeboden, moet de aanbieder verklaren dat het digitale stuk gelijkwaardig is aan het origineel. Het Kadaster noemt dat een equivalentieverklaring. In die verklaring is opgenomen:

  • de naam;
  • de voornamen;
  • de benaming van het ambt;
  • de woonplaats;
  • het adres van de ondertekenaar (van belang bij de ondertekening door een gemeentefunctionaris).

Voor notarissen, griffiers, gerechtsdeurwaarders en advocaten/procureurs geldt dat ze, in plaats van de benaming van het ambt, de woonplaats en het adres, in de equivalentieverklaring de hoedanigheid en de standplaats of vestigingsplaats op kunnen nemen.

Een equivalentieverklaring wordt getekend met de digitale handtekening. Conform artikel 11b, lid 1 van de Kadasterwet ziet de verklaring er als volgt uit:

Ondergetekende, mr. ……., notaris te ……., verklaart dat dit afschrift inhoudelijk een volledige en juiste weergave is van de inhoud van het stuk waarvan het een afschrift is.

Pdf-bestand op A4-formaat

Het stuk en de eventuele bijlagen en bewijsstukken moeten als pdf-bestand op A4-formaat aangeleverd worden. Een bijlage of bewijsstuk mag een groter formaat hebben.
Bij stukken in het kader van KIK kunt u daarnaast nog bijlagen in XML-formaat aanleveren.

Een overzicht van eisen waaraan het stuk moet voldoen, vindt u in de 'Technische handleiding elektronisch aanleveren' bij het tabblad 'Documentatie'.

Aanmelden

Meld u aan voor Web-ELAN met het 'Aanmeldformulier elektronisch aanbieden van stukken'. Vul het formulier in, druk het af en stuur het ondertekende formulier naar het adres dat linksboven op het formulier staat.  

Wijzigingen doorgeven

Wilt u een of meerdere wijzigingen in uw gegevens doorgeven? Maak dan gebruik van het formulier 'Wijzigen gegevens voor elektronisch aanbieden stukken'

Digitale handtekening

Om uw inschrijvingsberichten te kunnen accepteren, moeten de gegevens van uw digitale handtekening bij het Kadaster bekend zijn.

Beschikt u inmiddels over een applicatie, zoals Web-ELAN versie 2.9 of hoger, waarmee u verzoeken en bijbehorende stukken digitaal ter inschrijving aanbiedt? Dan kunt u de gegevens van uw digitale handtekening met behulp van die applicatie per e-mail naar ons toesturen. Hiervoor gaat u naar 'Aanmelden certificaat' op het scherm 'Instellingen'.

Hebt u Web-ELAN of een vergelijkbare applicatie nog niet in gebruik? Dan geeft u de gegevens van uw digitale handtekening aan ons door met het formulier 'Nieuwe digitale handtekening voor elektronisch aanleveren'.

Klantervaring

TeRecht Deurwaarders is overgegaan op het digitaal aanleveren en doorhalen van beslagen via Web-ELAN. "Met de digitale mogelijkheden die het Kadaster biedt, kunnen we nog beter inspelen op de eisen die aan het vak van een deurwaarder worden gesteld."

Lees de volledige klantervaring uit Terzake magazine